(趣旨)

第一条　この規程は、別に定めるもののほか、青森県情報公開条例(平成十一年十二月青森県条例第五十五号)の適正かつ円滑な運用に資するとともに、行政が適正かつ効率的に運用されるようにするため、県の工業用水道事業に係る文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第二条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の取扱いの原則)

第三条　職員は、事務が円滑かつ適正に行われるよう、文書を正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしなければならない。

(整備企画課長等の責務)

第四条　整備企画課長及び事業所の長は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、かつ、随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。

第五条　整備企画課長は、整備企画課及び事業所の文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。

(文書の種類)

第六条　文書の種類は、その性質により次のとおり区分する。

(帳票の作成管理)

第七条　次に掲げる帳票のうち、本庁にあっては第一号及び第二号に掲げるものを整備企画課長が作成し、及び管理し、事業所にあっては第二号に掲げるものを当該事業所の庶務を担当する課の長(以下「庶務担当課長」という。)が作成し、及び管理するものとする。

(文書記号及び文書番号)

第八条　一般文書で施行を要するものには文書記号及び文書番号を、収受文書には文書番号を付さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号及び文書番号を付することが適当でないものについては、この限りでない。

(公営企業管理規程等の番号)

第九条　公営企業管理規程、告示、訓令及び指令には、それぞれ番号を付さなければならない。

(公印の名称、寸法及びひな型並びに管守者)

第十条　公印の名称、寸法及びひな型並びに管守者は、別表のとおりとする。

(管守の方法等)

第十一条　公印は、堅ろうな容器に納め、錠を施し、一定の場所に置き、その取扱いは厳正を期さなければならない。

(公印の調製等の通知及び登録)

第十二条　公印管守者は、公印を調製し、又は廃止したときは、速やかにその旨を整備企画課長に通知しなければならない。

(公印の紛失等の報告)

第十三条　公印管守者は、公印を紛失し、又は損傷したときは、直ちにその旨及びその理由を上司に報告し、指示を受けなければならない。

(廃止した公印の引継ぎ)

第十四条　公印管守者は、公印を廃止したときは、速やかに当該公印を整備企画課長に引き継がなければならない。

第十五条　本庁及び事業所に到達した文書は、文書管理システムにより登録しなければならない。

(起案)

第十六条　文書の起案は、文書管理システムにより行わなければならない。

(文書管理システムによらない起案)

第十七条　前条の規定にかかわらず、文書管理システムにより文書の起案を行うことが適当でない場合における文書の起案は、別に定めるところにより行うことができる。

(起案の要領)

第十八条　文書の起案は、簡潔かつ正確でなければならない。

(回議)

第十九条　起案文書(第十六条の規定により起案した文書を含む。)は、課員に回議して、本庁にあっては整備企画課長、次長、県土整備部長及び知事の順に、事業所にあっては課長、次長及び事業所の長の順に回議しなければならない。

(決裁後の処理)

第二十条　決裁になった起案文書(以下「原議」という。)については、担当課において文書管理システムにより決裁日等必要な事項を登録しなければならない。

(原議の廃止等)

第二十一条　原議及び決裁になっていない起案文書を廃止し、変更し、又はその施行を保留すべきときは、上司の承認を得なければならない。

(浄書等)

第二十二条　施行を要する文書は、浄書し、及び校合するものとする。

(公印の押印)

第二十三条　法令等の規定による電子署名を行うものを除くほか、施行を要する文書は、公印を押さなければならない。ただし、当該文書が次に掲げる文書であるときは、公印の押印を省略することができる。

(公印の使用の承認)

第二十四条　公印は、原議により、文書を施行する都度公印管守者の承認を受けて使用するものとする。

(発送の要領)

第二十五条　文書の発送は、次に掲げる要領により行わなければならない。

(研修)

第二十六条　整備企画課長は、職員に対し、適正な文書の取扱いのために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(施行事項)

第二十七条　この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。