(趣旨)

第一条　この規程は、別に定めるもののほか、青森県情報公開条例(平成十一年十二月青森県条例第五十五号)の適正かつ円滑な運用に資するとともに、行政が適正かつ効率的に運営されるようにするため、県の病院事業に係る文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(文書の取扱いの原則)

第二条　事業統括部の職員、中央病院の事務長並びに経営企画室、総務室及び管理室の職員並びにつくしが丘病院の事務長及び課の職員(以下「職員」という。)は、事務が円滑かつ適正に行われるよう、文書を正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしなければならない。

(事業統括部長等の責務)

第三条　事業統括部長及び事務長は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、かつ、随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。

(文書の種類)

第四条　文書の種類は、その性質により次のとおり区分する。

(帳票の作成管理)

第五条　次に掲げる帳票のうち、第一号及び第二号に掲げるものにあっては事業統括部長が作成し、及び管理し、第三号から第七号までに掲げるものにあっては事業統括部長、職員支援課長及び総務課長が作成し、及び管理するものとする。

(文書記号及び文書番号等)

第六条　一般文書で施行を要するものには文書記号及び文書番号を、収受文書には文書番号を付さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号及び文書番号を付することが適当でないものについては、この限りでない。

第七条　病院事業管理規程、告示、訓令及び指令には、それぞれ番号を付さなければならない。

(公印の名称、寸法及びひな型並びに管守者)

第八条　公印の名称、寸法及びひな型並びに管守者は、別表のとおりとする。ただし、必要があるときは、病院事業管理者(以下「管理者」という。)の承認を得て、同表に定める寸法及びひな型によらないことができる。

(管守の方法等)

第九条　公印は、堅ろうな容器に納め、錠を施し、一定の場所に置き、その取扱いは厳正を期さなければならない。

(公印の調製等)

第十条　公印の調製は、公印の管守者が、あらかじめ公印調製承認申請書(第一号様式)を病院局長に提出し、その承認を得て行うものとする。

(公印の登録)

第十一条　事業統括部長は、前条第二項の規定による届出があったときは、公印台帳に公印の印影、名称その他必要な事項を登録しておかなければならない。

(公印印影の印刷等)

第十二条　事業統括部長又は事務長は、一定の字句及び内容の文書を多数印刷する場合においては、当該文書に押印すべき公印の印影を当該文書と同時に印刷して、公印の押印に代えることができる。

(公印の紛失等の届出)

第十三条　公印の管守者は、公印を紛失し、又は損傷したときは、速やかにその旨及びその理由を管理者に届け出なければならない。

(収受及び配布の方法)

第十四条　事業統括部及び病院に到達した使送文書、郵便物、信書便物、電報及び物品は、次に掲げる方法により、事業統括部に係るものにあっては事業統括部長が、中央病院に係るものにあっては職員支援課長が、つくしが丘病院に係るものにあっては総務課長が収受し、及び配布しなければならない。ただし、執務時間外に到達したものの収受及び配布の方法については、別に定める。

(料金未払等の郵便物)

第十五条　料金未払又は料金不足の郵便物は、事業統括部長、職員支援課長又は総務課長がその必要を認めたものに限り、その未払金額又は不足金額を支払って、受け取ることができる。

(処理方針等の指示)

第十六条　課長等は、配布された文書について、自ら処理するものを除き、担当者に処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。ただし、処理の手続を必要としない文書については、その欄外に「呈覧」と記載し、閲覧に供することができる。

(起案)

第十七条　文書の起案は、次に掲げるものを除き、起案用紙(第十一号様式)を用いてしなければならない。

(起案の要領)

第十八条　文書の起案は、簡潔かつ正確でなければならない。

(施行者名)

第十九条　文書の施行者名は、管理者、病院局長若しくは病院長又は出納員名をもってしなければならない。ただし、当該文書の性質又は内容により、事業統括部長又は事務長名をもってすることができる。

(事務担当課名等の表示)

第二十条　施行する一般文書には、当該文書に係る事務を担当する課等の名称、担当者名及び電話番号(以下「事務担当課名等」という。)を当該文書の末尾に表示するものとする。ただし、当該文書の性質上、事務担当課名等を表示することが適当でない場合は、事務担当課名等の全部又は一部の表示を省略することができる。

(回議、決裁及び合議)

第二十一条　起案文書は、課等の部員又は課員に回議して、次の各号に掲げる組織の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める順に回議しなければならない。

第二十二条　関係課長等は、起案文書の合議を受けたときは、直ちに同意又は不同意を決定するように努めなければならない。

(持ち回り)

第二十三条　合議を要する起案文書で緊急に処理を要するものは、担当者が持ち回りして決裁を受けなければならない。

(決裁印)

第二十四条　決裁になった起案文書(以下「原議」という。)には、担当課等において決裁印(第十二号様式)を押さなければならない。ただし、第十七条第一項各号に掲げるものについては、決裁印の押印に代えて決裁年月日を記入することができる。

(浄書等)

第二十五条　施行を要する文書は、浄書し、及び校合するものとする。

(公印の押印)

第二十六条　施行を要する文書は、公印を押さなければならない。ただし、当該文書が次の各号に掲げる文書であるときは、公印の押印を省略することができる。

(公印の使用の承認)

第二十七条　公印は、原議により、文書を施行する都度公印の管守者の承認を受けて使用するものとする。

(発送の要領)

第二十八条　文書の発送は、次に掲げる要領により行わなければならない。

(研修)

第二十九条　事業統括部長は、職員に対し、適正な文書の取扱いのために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(施行事項)

第三十条　この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。