(趣旨)

第一条　この規程は、別に定めるもののほか、青森県情報公開条例(平成十一年十二月青森県条例第五十五号)の適正かつ円滑な運用に資するとともに、行政が適正かつ効率的に運営されるようにするため、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第二条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の取扱いの原則)

第三条　職員は、事務が円滑かつ適正に行われるよう、文書を正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしなければならない。

(課長等の責務)

第四条　本庁の課長、出先機関の長及び教育機関の長は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、かつ、随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。

(職員福利課長の責務)

第五条　職員福利課長は、本庁、出先機関及び教育機関の文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。

(文書の種類)

第六条　文書は、その性質により次のとおり区分する。

(公文例式)

第七条　文書の例式は、別に定める。

(公印の種類)

第八条　公印は、職印及び庁印の二種とする。

(専用公印)

第九条　前条の規定にかかわらず、特殊な事務を処理する課においては、教育長の承認を得て専用の公印(以下「専用公印」という。)を設けることができる。

(公印の告示)

第十条　公印を調製し、又は廃止したときは、告示する。

(公印のひな型及び寸法)

第十一条　公印のひな型及び寸法は、別表第一のとおりとする。

(公印の保管者)

第十二条　本庁の公印は職員福利課長が、出先機関及び教育機関の公印はその長が、専用公印は第九条の承認を受けた課長が、それぞれ保管しなければならない。

(保管の方法等)

第十三条　公印は、堅ろうな容器に納め、錠を施し、一定の場所に置き、その取扱いは厳正を期さなければならない。

(公印の調製等)

第十四条　公印の調製は、公印保管者(新たに設置される出先機関又は教育機関に係る公印の調製にあっては職員福利課長)が、別に定める公印調製承認申請書を教育長に提出し、その承認を得て行うものとする。

(公印の登録)

第十五条　職員福利課長は、公印台帳を備え、前条第二項の規定による届出があったときは、公印の印影、種類その他必要な事項を登録しておかなければならない。

(公印印影の印刷等)

第十六条　一定の字句及び内容の文書を多数印刷する場合においては、当該文書に押印すべき公印の印影を当該文書と同時に印刷して、公印の押印に代えることができる。

(公印の紛失等の届出)

第十七条　公印保管者は、公印を紛失し、又は損傷したときは、速やかにその旨及びその理由を教育長に届け出なければならない。

(帳票の作成管理)

第十八条　本庁における文書の取扱いに必要な帳票は、次に掲げるとおりとし、別に定めるところにより、第一号から第三号までに掲げるものにあっては職員福利課長が、第四号及び第五号に掲げるものにあっては各課長が、それぞれ作成し、及び管理するものとする。

(文書記号及び文書番号)

第十九条　一般文書で施行を要するものには文書記号及び文書番号を、収受文書には文書番号を付さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号及び文書番号を付することが適当でないものについては、この限りでない。

(法規番号、令達番号及び告示番号)

第二十条　法規文書、令達文書及び告示文書には、それぞれ法規番号、令達番号及び告示番号を付さなければならない。

(文書の収受)

第二十一条　各課が収受した文書は、文書管理システムにより登録しなければならない。

(起案)

第二十二条　文書の起案は、文書管理システムにより行わなければならない。

(文書管理システムによらない起案)

第二十三条　前条の規定にかかわらず、文書管理システムにより文書の起案を行うことが適当でない場合における文書の起案は、別に定めるところにより行うことができる。

(起案の要領)

第二十四条　文書の起案は、簡潔かつ正確でなければならない。

(回議、決裁及び合議)

第二十五条　起案文書(第二十二条又は第二十三条の規定により起案した文書をいう。以下同じ。)は、課員に回議して、課長、教育次長及び教育長の順に回議しなければならない。

第二十六条　関係課長は、起案文書の合議を受けたときは、直ちに同意又は不同意を決定するように努めなければならない。

(決裁後の処理)

第二十七条　決裁になった起案文書(以下「原議」という。)については、主管課において文書管理システムにより決裁日等必要な事項を登録しなければならない。

(法規番号等の付番)

第二十八条　法規文書、令達文書及び告示文書に係る原議は、当該原議に第二十条の規定による法規番号、令達番号及び告示番号を付するため職員福利課に回付しなければならない。

(原議の廃止等)

第二十九条　原議及び決裁になっていない起案文書を廃止し、変更し、又はその施行を保留すべきときは、上司の承認を得なければならない。この場合において、当該原議等が第二十五条第二項に規定する手続を経たものであるときは、合議した関係課長にその旨を通知しなければならない。

(起案文書の審査)

第三十条　起案文書は、職員福利課長の審査を受けなければならない。

(浄書等)

第三十一条　施行を要する文書は、浄書し、及び校合するものとする。

(施行文書の審査等)

第三十二条　浄書及び校合を終わった文書を施行しようとするときは、原議とともに職員福利課長に回付し、その審査を受けなければならない。ただし、次条の規定により公印の押印を省略する文書については、この限りでない。

(公印の押印)

第三十三条　法令等の規定により電子署名を行うものを除くほか、施行を要する文書は、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。

(公印の使用の承認)

第三十四条　公印は、原議により、文書を施行する都度公印保管者の承認を受けて使用するものとする。

(事前押印の承認等)

第三十五条　前条の規定にかかわらず、距離的又は時間的に文書を施行する都度公印の使用の承認を受けることが困難なときは、公印保管者の承認を受け、あらかじめ公印を使用することができる。

(文書の発送)

第三十六条　文書の発送は、職員福利課長が定める国の機関、出先機関、教育機関等に行うもの(書留、速達その他の特殊取扱いによるものを除く。)にあっては職員福利課において、その他のものにあっては主管課において行うものとする。ただし、職員福利課において発送すべき文書で職員福利課において発送することが適当でないものについては、主管課において直接発送することができる。

第三十七条　高等学校教育改革推進室における文書の取扱いについては、各課の取扱いに準じて処理するものとする。

(帳票の作成管理)

第三十八条　出先機関及び教育機関における文書の取扱いに必要な帳票は、令達番号簿とし、出先機関及び学校以外の教育機関にあっては庶務担当の課長又はグループマネージャーが、学校にあっては事務長又はその職務を行う者が作成し、及び管理するものとする。

(文書記号)

第三十九条　文書記号は、別表第二のとおりとし、当該文書が親展又は秘密のものであるときは、文書記号の次に「親」の文字を加えるものとする。

(本庁における取扱いの準用)

第四十条　第二十一条から第二十四条まで、第二十六条、第二十七条、第二十九条、第三十一条から第三十五条までの規定は、出先機関及び教育機関における文書の取扱いについて準用する。

(研修)

第四十一条　職員福利課長は、職員に対し、適正な文書の取扱いのために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(施行事項)

第四十二条　この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。