○青森県公営企業文書規程

平成二十五年九月二十七日

青森県公営企業管理規程第四号

青森県公営企業文書規程をここに公布する。

青森県公営企業文書規程

目次

第一章 総則(第一条・第二条)

第二章 文書の取扱い

第一節 通則(第三条―第十条)

第二節 公印(第十一条―第十五条)

第三節 収受及び配布(第十六条)

第四節 処理(第十七条―第二十五条)

第五節 浄書、公印の使用、発送等(第二十六条―第二十九条)

第六節 雑則(第三十条)

第三章 行政文書の管理等

第一節 管理体制等(第三十一条―第三十六条)

第二節 行政文書の管理

第一款 作成(第三十七条・第三十八条)

第二款 整理(第三十九条・第四十条)

第三款 保存(第四十一条―第四十四条)

第四款 移管、廃棄等(第四十五条―第四十八条)

第五款 管理状況の報告等(第四十九条・第五十条)

第三節 特定歴史公文書の保存、利用等(第五十一条―第五十五条)

第四章 雑則(第五十六条―第五十八条)

附則

第一章 総則

(趣旨)

第一条 この規程は、別に定めるもののほか、青森県情報公開条例(平成十一年十二月青森県条例第五十五号。以下「情報公開条例」という。)の適正かつ円滑な運用に資するとともに、行政が適正かつ効率的に運営されるようにするため、県の工業用水道事業に係る文書の取扱い、行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存、利用等に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第二条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

 行政文書 情報公開条例第二条第二号に規定する行政文書(特定歴史公文書を除く。)をいう。

 歴史公文書 歴史資料として重要な公文書その他の文書(図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。以下同じ。)をいう。

 特定歴史公文書 歴史公文書のうち、第四十五条の規定により特定して保存しているものをいう。

 事業所 青森県公営企業の組織等に関する規程第二条第三項に規定する事業所をいう。

第二章 文書の取扱い

第一節 通則

(文書の取扱いの原則)

第三条 職員は、事務が円滑かつ適正に行われるよう、文書を正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしなければならない。

(課長等の責務)

第四条 本庁の課長及び事業所の長は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、かつ、随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。

2 本庁のグループマネージャー及び事業所の課長は、上司の指揮を受けてそのグループ又は課における文書の処理状況を明らかにし、事務処理の推進に努めなければならない。

(整備企画課長の責務)

第五条 整備企画課長は、本庁の課及び事業所の文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。

(閲覧の制限)

第六条 文書は、法令等に特別の定めのある場合又はあらかじめ課長以上の職にある者(事業所にあっては、事業所の長)の承認を得た場合を除くほか、職員以外の者に閲覧させてはならない。

(文書の種類)

第七条 文書の種類は、その性質により次のとおり区分する。

 公営企業管理規程 地方公営企業法(昭和二十七年法律第二百九十二号)第十条の規定によって制定するもの

 告示

 公告

 訓令 所属機関又は所属職員の一部に命令し、公表しないもの

 指令 個人又は団体からの申請又は願出に対して許可、認可等の行政処分を行うために発するもの

 一般文書 前各号に掲げる文書以外の文書

2 前項第一号及び第二号に掲げる文書は、青森県報に登載するものとする。

(帳票の作成管理)

第八条 次に掲げる帳票のうち、本庁にあっては第一号から第七号までに掲げるものについて整備企画課長が作成し、及び管理し、事業所にあっては第二号から第五号まで及び第八号に掲げるものについて当該事業所の庶務を担当する課の長(以下「庶務担当課長」という。)が作成し、及び管理するものとする。

 公印台帳(第一号様式)

 文書処理簿(第二号様式)

 親展文書等処理簿(第二号様式)

 例規番号簿(第三号様式)

 特殊文書等収受簿(第四号様式)

 金券等処理簿(第五号様式)

 料金後納郵便物等差出票

 郵便物等差出票

(令四企管規程一・一部改正)

(文書記号及び文書番号等)

第九条 一般文書で施行を要するものには文書記号及び文書番号を、収受文書には文書番号を付さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号及び文書番号を付することが適当でないものについては、この限りでない。

2 文書記号は、次の表のとおりとする。

区分

文書記号

本庁

青公企

青公企親(親展又は秘密のものである場合)

事業所

八工水

八工水親(親展又は秘密のものである場合)

3 文書番号は、文書処理簿又は親展文書等処理簿により付し、事業年度間を通じて一連番号とする。

4 前項の規定にかかわらず、同一事案に関する文書の文書番号は、同一の番号とする。この場合において、必要があると認められるときは、文書番号に補助番号を付することができる。

5 前各項の規定にかかわらず、軽易な文書については、文書番号に代えて「号外」の文字を付することができる。

第十条 公営企業管理規程、告示、訓令及び指令には、それぞれ番号を付さなければならない。

2 前項の番号は、それぞれの例規番号簿により付し、年間を通じて一連番号とする。

第二節 公印

(公印の名称、寸法及びひな型並びに管守者)

第十一条 公印の名称、寸法及びひな型並びに管守者は、別表のとおりとする。

(管守の方法等)

第十二条 公印は、堅ろうな容器に納め、錠を施し、一定の場所に置き、その取扱いは厳正を期さなければならない。

2 公印は、公印の管守者の承認を得た場合を除くほか、前項の場所以外の場所に持ち出してはならない。

(公印の調製等の通知及び登録)

第十三条 公印の管守者は、公印を調製し、又は廃止したときは、速やかにその旨を整備企画課長に通知しなければならない。

2 整備企画課長は、前項の規定による通知があったときは、公印台帳に公印の印影、名称その他必要な事項を登録しておかなければならない。

(公印の紛失等の報告)

第十四条 公印の管守者は、公印を紛失し、又は損傷したときは、直ちにその旨及びその理由を上司に報告し、指示を受けなければならない。

(廃止した公印の引継ぎ)

第十五条 公印の管守者は、公印を廃止したときは、速やかに当該公印を整備企画課長に引き継がなければならない。

第三節 収受及び配布

(収受及び配布の方法)

第十六条 本庁及び事業所に到達した使送文書、郵便物、信書便物、電報及び物品は、次に掲げる方法により、本庁にあっては整備企画課長が、事業所にあっては庶務担当課長が収受し、及び配布しなければならない。

 文書は、親展又は秘扱いの表示のあるものを除き、全て開封し、文書処理簿に登載して、その文書の余白に収受印(第六号様式)を押し、文書番号を記入した上で、担当グループマネージャー(事業所にあっては、担当課長。以下この条において同じ。)に配布すること。ただし、軽易な文書その他文書処理簿に登載する必要がないと認められる文書については、その文書の余白に収受日付印(第七号様式)を押した上で配布することができる。

 親展又は秘扱いの表示のある文書は、開封しないで当該宛名の者に配布した上で、その者の指示により親展文書等処理簿に登載して、その文書の余白に収受印を押し、文書番号を記入すること。

 書留その他の特殊取扱いによるものは、特殊文書等収受簿に必要事項を記載した上で、当該宛名の者又は担当グループマネージャーに配布するとともに、特殊文書等収受簿に受領印を徴すること。

 金券、有価証券又は現金が添えられている文書は、金券等処理簿に必要事項を記載し、金券、有価証券及び現金については企業出納員に配布するとともに、金券等処理簿に受領印を徴すること。

 前各号に掲げるもの以外のものは、そのまま担当グループマネージャーに配布すること。

(令四企管規程一・一部改正)

第四節 処理

(処理方針等の指示)

第十七条 本庁及び事業所の課長は、配布された文書について、自ら処理するものを除き、担当グループマネージャー(事業所にあっては、担当者)に処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。ただし、処理の手続を必要としない文書については、その欄外に「呈覧」と記載し、閲覧に供することができる。

2 前項本文の場合において、当該文書が重要又は異例のものと認められるときは、上司の指示を受けなければならない。

(起案)

第十八条 文書の起案は、次に掲げるものを除き、起案用紙(第八号様式)を用いてしなければならない。

 様式の定めがあるもの

 軽易な文書で、直ちに処理案を当該文書の余白に記載して処理できるもの

 その他起案用紙を用いることが適当でないと認められるもの

2 起案用紙を用いて文書を起案する場合において、その決裁に係る事項について行政手続法(平成五年法律第八十八号)第六条又は青森県行政手続条例(平成七年七月青森県条例第十七号)第六条の規定による標準処理期間が定められているときは、起案用紙の処理期限欄に当該標準処理期間の満了日を記入しなければならない。

3 起案用紙を用いて文書を起案するときは、決裁区分に応じ、起案用紙の決裁区分欄の該当箇所に○印を付さなければならない。

(令四企管規程一・一部改正)

(起案の要領)

第十九条 文書の起案は、簡潔かつ正確でなければならない。

2 文書の起案には、その決裁に係る事項について、処理案の要旨及び理由を記載するものとする。ただし、その決裁に係る事項が定例又は軽微なものであるときは、この限りでない。

3 前二項の規定によるほか、必要があると認められるときは、経過の概要、関係法規その他参考事項を当該起案の末尾に付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。

(施行者名)

第二十条 文書の施行者名は、知事、県土整備部長若しくは事業所の長又は企業出納員名をもってしなければならない。ただし、当該文書の性質又は内容により、本庁の課長名をもってすることができる。

(事務担当課名等の表示)

第二十一条 施行する一般文書には、当該文書に係る事務を担当する本庁又は事業所の課の名称、担当者名及び電話番号(以下「事務担当課名等」という。)を当該文書の末尾に表示するものとする。ただし、当該文書の性質上、事務担当課名等を表示することが適当でない場合は、事務担当課名等の全部又は一部の表示を省略することができる。

2 前項の規定は、議案に係る文書及び賞状その他事務担当課名等を表示することが適当でない文書については、適用しない。

(特殊取扱いの表示)

第二十二条 次の各号のいずれかに該当する起案文書には、当該各号に定める表示をその起案用紙の上部欄外に朱書しなければならない。

 秘密に属するもの 「秘」、「親展」又は「部外秘」

 県報に登載するもの 「要県報登載」

 官報に登載するもの 「要官報登載」

 新聞に登載するもの 「要新聞登載」

 書留又は速達扱いにするもの 「書留」又は「速達」

 配達証明又は内容証明扱いにするもの 「配達証明」又は「内容証明」

(回議)

第二十三条 起案文書は、課員に回議して、本庁にあっては課長、次長、県土整備部長及び知事の順に、事業所にあっては課長、次長及び事業所の長の順に回議しなければならない。

(決裁印)

第二十四条 決裁になった起案文書(以下「原議」という。)には、担当課において決裁印(第九号様式)を押さなければならない。ただし、第十八条第一項各号に掲げるものについては、決裁印の押印に代えて決裁年月日を記入することができる。

(令四企管規程一・一部改正)

(原議の廃止等)

第二十五条 原議及び決裁になっていない起案文書を廃止し、変更し、又はその施行を保留すべきときは、上司の承認を得なければならない。

第五節 浄書、公印の使用、発送等

(浄書等)

第二十六条 施行を要する文書は、浄書し、及び校合するものとする。

2 浄書した者又はその文書を校合した者は、浄書又は校合を証するための認印を当該文書の原議の該当欄に押さなければならない。

(公印等の押印)

第二十七条 施行を要する文書は、公印を押し、原議と契印をしなければならない。ただし、当該文書が第一号又は第二号に掲げる文書であるときは公印及び契印の押印を、第三号又は第四号に掲げる文書であるときは契印の押印を省略することができる。

 軽易な一般文書

 国又は他の地方公共団体に対して発する文書であって、国又は当該他の地方公共団体が公印の押印を要しないと認めたもの

 契約書、感謝状、書簡等の一般文書

 電子計算組織の利用に係る文書

(令四企管規程一・一部改正)

(公印の使用の承認)

第二十八条 公印は、原議により、文書を施行する都度公印の管守者の承認を受けて使用するものとする。

2 公印は、執務時間内に使用しなければならない。ただし、公印の管守者の承認を受けたときは、この限りでない。

(発送の要領)

第二十九条 文書の発送は、次に掲げる要領により行わなければならない。

 本庁における郵便による文書の発送は、料金後納として処理し、料金後納郵便物等差出票により所定の手続を執ること。ただし、緊急その他やむを得ない理由があるときは、この限りでない。

 事業所における郵便による文書の発送は、郵便物等差出票に必要事項を記載した上で行うこと。

 文書の発送に係る原議の発送年月日欄に発送印(第十号様式)を押し、又は発送年月日を記入すること。

(令四企管規程一・一部改正)

第六節 雑則

(電磁的記録の取扱い)

第三十条 この章に定めるもののほか、電磁的記録の取扱いについては、別に定める。

第三章 行政文書の管理等

第一節 管理体制等

(管理体制)

第三十一条 行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存等を行うため、次に掲げる者を置く。

 総括文書管理者

 副総括文書管理者

 文書管理者

 副文書管理者

(総括文書管理者)

第三十二条 総括文書管理者は、県土整備部長をもって充てる。

2 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。

 行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿並びに特定歴史公文書の目録の調製に関すること。

 行政文書の適正かつ効果的な管理及び歴史公文書の適切な保存に関する研修に関すること。

 その他行政文書の管理及び歴史公文書の保存等に関する事務の総括に関すること。

(副総括文書管理者)

第三十三条 副総括文書管理者は、整備企画課長をもって充てる。

2 副総括文書管理者は、前条第二項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。

(文書管理者)

第三十四条 文書管理者は、本庁の課長及び事業所の長をもって充てる。

2 文書管理者は、その所掌事務に関する行政文書及び歴史公文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

 行政文書の保存に関すること。

 保存期間が満了したときの措置の設定に関すること。

 行政文書ファイル管理簿への記載に関すること。

 行政文書ファイルの移管、特定保存又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等に関すること。

 特定歴史公文書の保存に関すること。

 特定歴史公文書の目録への記載に関すること。

 特定歴史公文書の廃棄に関すること。

 管理状況の報告等に関すること。

 行政文書の作成、整理その他の管理及び歴史公文書の保存等に関する指導に関すること。

(副文書管理者)

第三十五条 副文書管理者は、本庁のグループマネージャー及び事業所の課長をもって充てる。

2 副文書管理者は、前条第二項各号に掲げる事務について文書管理者を補佐するものとする。

(職員の責務)

第三十六条 職員は、この規程並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存等を行わなければならない。

第二節 行政文書の管理

第一款 作成

(責務)

第三十七条 職員は、県として行われる経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(様式等の反復利用)

第三十八条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し、職員の利用に供するものとする。

第二款 整理

(保存期間の設定等)

第三十九条 職員が行政文書を作成し、又は取得したときは、当該行政文書について、その事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付するとともに、次に掲げるところにより、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

 保存期間については、次によること。

 法令又は条例、規則等による保存期間の定めがある行政文書にあっては、当該保存期間とすること。

 に規定する行政文書以外の行政文書にあっては、保存期間の基準を参酌し、総括文書管理者がその事務及び事業の性質、内容等に応じて定める保存期間とすること。この場合における参酌することとされる保存期間の基準は、青森県文書取扱規程(平成二十五年九月青森県訓令甲第十七号)の例による。

 及びに規定するもののほか、歴史公文書に該当する行政文書にあっては、一年以上の保存期間とすること。

 保存期間の満了する日については、次によること。

 保存期間の起算日は、行政文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の四月一日(同日以外の日を保存期間の起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、文書作成取得日から一年以内の日で当該文書管理者が定める日)とすること。

 文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする行政文書にあっては、保存期間の満了する日を設定することを要しないこと。

2 能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資するよう、適時に、相互に密接な関連を有する行政文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)は、一の集合物(以下「行政文書ファイル」という。)にまとめなければならない。

3 前項の場合において、行政文書ファイルについて、その事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付するとともに、次に掲げるところにより、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

 保存期間については、行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間によること。

 保存期間の満了する日については、次によること。

 保存期間の起算日は、行政文書を行政文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の四月一日(同日以外の日を保存期間の起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、ファイル作成日から一年以内の日で当該文書管理者が定める日)とすること。

 文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする行政文書がまとめられた行政文書ファイルにあっては、保存期間の満了する日を設定することを要しないこと。

4 文書管理者は、次の各号に掲げる行政文書及び行政文書ファイルについては、第一項及び前項の規定により設定した保存期間及び保存期間の満了する日を当該各号に定める日まで延長することができる。

 現に監査、検査等の対象になっている行政文書及び行政文書ファイルにあっては、当該監査、検査等が終了する日

 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる行政文書及び行政文書ファイルにあっては、当該訴訟が終結する日

 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされる行政文書及び行政文書ファイルにあっては、当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して一年を経過する日

 情報公開条例第六条第一項に規定する開示請求があった行政文書及び行政文書ファイルにあっては、当該開示請求に係る情報公開条例第十一条第一項又は第二項に規定する決定の日の翌日から起算して一年を経過する日

 職務の遂行のために必要とされる行政文書及び行政文書ファイルにあっては、その必要とされる期間が経過する日

5 前項の規定により行政文書及び行政文書ファイルの保存期間及び保存期間の満了する日を延長するときは、文書管理者は、あらかじめ次に掲げる事項を総括文書管理者に報告しなければならない。

 延長後の保存期間及び保存期間の満了する日

 延長の理由

6 文書管理者は、行政文書ファイルについて、総括文書管理者が定める保存期間満了時の措置の基準に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書に該当するものにあっては公文書センター(青森県行政組織規則(昭和三十六年二月青森県規則第十八号)第二十八条第四項第二号に規定する公文書センターをいう。以下同じ。)への移管の措置又は特定保存(本庁の課及び事業所において歴史公文書として特定して保存することをいう。以下同じ。)の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。この場合において、文書管理者は、行政文書ファイルの管理を適切に行うため必要があると認めるときは、当該措置を変更することができる。

(平二五企管規程五・一部改正)

(分類の基準等)

第四十条 前条第一項の規定による行政文書の分類及び同条第三項の規定による行政文書ファイルの分類は、総括文書管理者が定める行政文書分類基準表により行わなければならない。

2 行政文書及び行政文書ファイルを分類したときは、当該行政文書又は行政文書ファイルの行政文書分類基準表による分類記号、保存期間及び保存期間の満了する日をその行政文書又は行政文書ファイルの所定の欄又は余白に表示しなければならない。ただし、行政文書及び行政文書ファイルが電磁的記録である場合における表示の方法については、別に定める。

第三款 保存

(保存の方法)

第四十一条 行政文書ファイルは、当該行政文書ファイルの保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

(庁外持ち出しの制限)

第四十二条 行政文書ファイルは、次条に規定する場合又は文書管理者の承認を得た場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。

(官公署等への提出のための持ち出し)

第四十三条 文書管理者は、法令の規定に基づき他の官公署に対して行政文書ファイルにまとめられた行政文書を提出しなければならない場合若しくはこれに準ずる場合又は県を当事者とする訴訟の遂行上行政文書ファイルにまとめられた行政文書を証拠物として提出する必要がある場合は、庁外に持ち出すことができる。

(行政文書ファイル管理簿)

第四十四条 文書管理者は、行政文書ファイルの管理を適切に行うため、少なくとも毎年度一回、次に掲げる事項(不開示情報(情報公開条例第七条第一項に規定する不開示情報をいう。以下同じ。)に該当するものを除く。)を帳簿(以下「行政文書ファイル管理簿」という。)に記載しなければならない。ただし、一年未満の保存期間が設定された行政文書ファイルについては、この限りでない。

 行政文書ファイルの分類、名称及びファイル作成日の属する年度

 行政文書ファイルの保存期間及び保存期間の満了する日

 行政文書ファイルの保存期間が満了したときの措置

 行政文書ファイルの保存場所及び管理者

 行政文書ファイルの記録媒体

2 総括文書管理者は、行政文書ファイル管理簿について、総括文書管理者が定めるところにより、一般の閲覧に供するとともに、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。

3 文書管理者は、保存期間が満了した行政文書ファイルについて、公文書センターに移管し、特定保存をし、又は廃棄したときは、行政文書ファイル管理簿の当該行政文書ファイルに関する記載を削除するとともに、その名称、移管し、特定保存をし、又は廃棄した日等について、移管・廃棄簿に記載しなければならない。

第四款 移管、廃棄等

(保存期間が満了したときの措置)

第四十五条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した行政文書ファイルについて、第三十九条第六項の規定による定めに基づき、公文書センターに移管し、特定保存をし、又は廃棄しなければならない。

(移管等に当たっての意見)

第四十六条 文書管理者は、前条の規定により、公文書センターに移管し、又は特定保存をする行政文書ファイルについて、不開示情報が記録されている行政文書が含まれ、これを開示しないことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

(廃棄の通知等)

第四十七条 文書管理者は、第四十五条の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイルを廃棄しようとするときは、その日の六十日前までに、その旨を総括文書管理者に通知しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該通知に係る行政文書ファイルの廃棄に係る日の五十日前までに、その旨を知事に通知しなければならない。

2 総括文書管理者は、前項後段の通知に係る行政文書ファイルについて、知事から廃棄の措置をとらないよう求めがあったときは、当該文書管理者に対しその旨を通知しなければならない。この場合において、当該通知を受けた文書管理者は、当該行政文書ファイルについて、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定し、又は第三十九条第六項後段の規定により廃棄の措置を変更しなければならない。

(廃棄の処理の方法)

第四十八条 文書管理者は、第四十五条の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイルを廃棄するときは、当該行政文書ファイルにまとめられた行政文書に記録されている不開示情報その他の情報の適切な取扱いが確保されるように処理しなければならない。

第五款 管理状況の報告等

(管理状況の報告)

第四十九条 文書管理者は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、総括文書管理者に報告しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該報告を取りまとめ、知事に報告しなければならない。

(紛失等への対応)

第五十条 文書管理者は、行政文書ファイルの紛失又は誤廃棄が明らかとなったときは、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。

2 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じなければならない。

第三節 特定歴史公文書の保存、利用等

(保存)

第五十一条 文書管理者は、特定歴史公文書について、第五十四条第一項の規定により廃棄されるに至るまでの間、保存しなければならない。

2 文書管理者は、特定歴史公文書について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。この場合において、文書管理者は、特定歴史公文書の保存状態等を勘案し適切な保存を確保するため必要と認めるときは、当該特定歴史公文書の保存を公文書センターに委託することができる。

(目録)

第五十二条 文書管理者は、特定歴史公文書の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するため、次に掲げる事項(不開示情報に該当するものを除く。)を記載した目録を作成しなければならない。

 特定歴史公文書の分類及び名称

 特定歴史公文書の特定保存を開始した時期

 特定歴史公文書の保存場所及び管理者

 特定歴史公文書の記録媒体

2 総括文書管理者は、前項の目録について、総括文書管理者が定めるところにより、公文書センターに備えて一般の閲覧に供するとともに、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。

(利用)

第五十三条 特定歴史公文書の利用については、情報公開条例及び青森県個人情報保護条例(平成十年十二月青森県条例第五十七号)の定めるところによる。

(廃棄)

第五十四条 文書管理者は、特定歴史公文書として保存されている文書について、劣化が著しく判読及び修復が困難なため利用できなくなり、又は歴史資料として重要でなくなったと認める場合は、当該文書を廃棄することができる。

2 文書管理者は、前項の規定により、特定歴史公文書として保存されている文書を廃棄しようとするときは、その日の六十日前までに、その旨を総括文書管理者に通知しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該通知を受けたときは、当該通知に係る文書の廃棄に係る日の五十日前までに、その旨を知事に通知しなければならない。

3 前項前段に規定する場合において、文書管理者は、当該文書を廃棄しようとする日の五十日前までに、その旨及び第五十二条第一項各号に掲げる事項(不開示情報に該当するものを除く。)を公表しなければならない。

(保存、利用等の状況の報告)

第五十五条 文書管理者は、特定歴史公文書の保存、利用及び廃棄の状況について、毎年度、総括文書管理者に報告しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該報告を受けたときは、当該報告を取りまとめ、知事に報告しなければならない。

第四章 雑則

(研修)

第五十六条 整備企画課長は、職員に対し、文書の取扱い、行政文書の適正かつ効果的な管理及び歴史公文書の適切な保存のために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(刑事訴訟に関する書類等の取扱い)

第五十七条 刑事訴訟法(昭和二十三年法律第百三十一号)に規定する訴訟に関する書類(次項において「刑事訴訟に関する書類」という。)及び押収物については、前二章の規定は、適用しない。

2 刑事訴訟に関する書類で歴史公文書に該当するものについては、適切な保存のために必要な措置を講ずるものとする。

(施行事項)

第五十八条 この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成二十五年十月一日から施行する。

(行政文書の管理に係る適用区分等)

2 第三章第二節の規定は、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得した行政文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した行政文書については、なお従前の例による。

3 この規程の施行の際現に保有している行政文書については、第三章第二節の規定の例によって取り扱うよう努めるものとする。

4 前項の規定により特定保存がされた行政文書は、特定歴史公文書とみなす。

(青森県公営企業文書規程の廃止)

5 青森県公営企業文書規程(昭和四十二年四月青森県公営企業管理規程第五号)は、廃止する。

(青森県公営企業文書規程の廃止に伴う経過措置)

6 施行日前にした前項の規定による廃止前の青森県公営企業文書規程(以下「旧文書規程」という。)の規定による手続その他の行為は、この規程の相当規定によってした手続その他の行為とみなす。

7 旧文書規程により調製した用紙で現に残っているものは、当分の間、これを使用することができる。

附 則(平成二五年企管規程第五号)

この規程は、平成二十五年十二月二十日から施行する。

附 則(令和元年企管規程第一号)

この規程は、令和元年七月一日から施行する。

附 則(令和四年企管規程第一号)

この規程は、公布の日から施行する。

別表(第11条関係)

公印の名称

寸法(ミリメートル平方)

ひな型(字体は、てん書体とする。)

管守者

青森県知事印

30

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整備企画課長

青森県県土整備部長印

24

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整備企画課長

青森県県土整備部整備企画課長印

21

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整備企画課長

八戸工業用水道管理事務所長印

21

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八戸工業用水道管理事務所長

青森県公営企業企業出納員印

21

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企業出納員

(令元企管規程1・一部改正)

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(令元企管規程1・一部改正)

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(令元企管規程1・一部改正)

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(令元企管規程1・一部改正)

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(令元企管規程1・一部改正)

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(令4企管規程1・旧第7号様式繰上)

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(令4企管規程1・旧第8号様式繰上)

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(令元企管規程1・一部改正、令4企管規程1・旧第9号様式繰上)

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(令4企管規程1・旧第10号様式繰上)

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(令4企管規程1・旧第11号様式繰上)

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青森県公営企業文書規程

平成25年9月27日 公営企業管理規程第4号

(令和4年2月18日施行)

体系情報
第12編 公営企業・病院局/第2章 公営企業/第1節
沿革情報
平成25年9月27日 公営企業管理規程第4号
平成25年12月18日 公営企業管理規程第5号
令和元年6月28日 公営企業管理規程第1号
令和4年2月18日 公営企業管理規程第1号