(目的)

第一条　この規則は、別に定めるもののほか、青森県情報公開条例(平成十一年十二月青森県条例第五十五号。以下「情報公開条例」という。)の適正かつ円滑な運用に資するとともに、行政が適正かつ効率的に運営されるようにするため、行政文書の取扱い及び適正な管理並びに歴史公文書の適正な保存、利用その他の管理に関し必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第二条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(公安委員会が保有する行政文書)

第三条　公安委員会が保有する行政文書は、次のとおりとする。

(責務)

第四条　補佐官及び係員は、この規則及び公安委員会の定めるところに従い、行政文書の取扱い及び適正な管理並びに歴史公文書の適正な保存、利用その他の管理を行わなければならない。

(公安委員会の行政文書等管理事務)

第五条　公安委員会は、行政文書及び歴史公文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

(管理体制)

第六条　行政文書の取扱い及び適正な管理並びに歴史公文書の適正な保存、利用その他の管理を行うため、文書管理者及び文書管理補助者を置く。

(文書管理者)

第七条　文書管理者は、補佐官をもって充てる。

(文書管理補助者)

第八条　文書管理補助者は、係員の中から文書管理者が指名する者をもって充てる。

(行政文書の作成義務)

第九条　補佐官及び係員は、第一条の目的の達成に資するため、意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、行政文書を作成しなければならない。

(保存期間の設定等)

第十条　補佐官及び係員が、行政文書を作成・取得したときは、当該行政文書について、性質、内容その他の特性に応じて系統的な分類をするとともに、次に掲げるところにより、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

(保存期間延長の報告)

第十一条　文書管理者は、前条第四項の規定により行政文書及び行政文書ファイルの保存期間及び保存期間の満了する日を延長するときは、次に掲げる事項を公安委員会に報告しなければならない。

(保存期間が満了したときの措置)

第十二条　文書管理者は、行政文書ファイルについて、保存期間の満了する日の前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、公文書センターへの移管の措置、特定保存の措置又は廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。この場合において、文書管理者は、行政文書ファイルの管理を適切に行うため必要があると認めるときは、当該措置を変更することができる。

(文書分類の基準)

第十三条　第十条第一項の規定による行政文書の分類及び同条第三項の規定による行政文書ファイルの分類は、行政文書分類基準表により行わなければならない。

(行政文書ファイルの保存)

第十四条　行政文書ファイルは、当該行政文書ファイルの保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了する日までの間、適切な保存及び利用を確保するために適切な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

(行政文書ファイル管理簿)

第十五条　文書管理者は、行政文書ファイルの管理を適切に行うため、少なくとも毎年度一回、次に掲げる事項(不開示情報(情報公開条例第七条第一項に規定する不開示情報をいう。以下同じ。)に該当するものを除く。)を行政文書ファイル管理簿(様式第一号)に記載しなければならない。ただし、一年未満の保存期間が設定された行政文書ファイルについては、この限りでない。

(移管又は廃棄)

第十六条　文書管理者は、公安委員会の指示に従い、保存期間が満了した行政文書ファイルについて、公文書センターに移管し、特定保存をし、又は廃棄しなければならない。

(管理状況の報告)

第十七条　文書管理者は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、公安委員会に報告しなければならない。この場合において、公安委員会は、当該報告を知事に通知しなければならない。

(紛失及び誤廃棄への対応)

第十八条　文書管理者は、行政文書ファイルの紛失又は誤廃棄が明らかとなったときは、公安委員会に報告しなければならない。

(保存)

第十九条　文書管理者は、特定歴史公文書について、第二十二条第一項の規定により、廃棄されるまでの間、保存しなければならない。

(目録)

第二十条　文書管理者は、特定歴史公文書の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するため、次に掲げる事項(不開示情報に該当するものを除く。)を記載した目録を作成しなければならない。

(利用)

第二十一条　特定歴史公文書の利用については、情報公開条例並びに個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)及び青森県個人情報の保護に関する条例(令和五年三月青森県条例第三号)の定めるところによる。

(廃棄)

第二十二条　文書管理者は、特定歴史公文書について、劣化が著しく判読及び修復が困難なため利用できなくなり、又は歴史資料として重要でなくなったと認める場合は、当該特定歴史公文書を廃棄することができる。

(保存、利用及び廃棄状況の報告)

第二十三条　文書管理者は、特定歴史公文書の保存、利用及び廃棄の状況について、毎年度、公安委員会に報告しなければならない。この場合において、公安委員会は、当該報告を知事に通知しなければならない。

(研修)

第二十四条　文書管理者は、係員に対し、行政文書の取扱い及び適正な管理並びに歴史公文書の保存、利用その他の管理のために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(他法令との関係)

第二十五条　行政文書その他の文書の取扱いについて、法律、条例、規則その他の法令に特別の定めがある場合は、当該法令の定めるところによる。

(細則)

第二十六条　この規則の施行に関し必要な事項は、別に定める。