(趣旨)

第一条　この規程は、別に定めるもののほか、青森県情報公開条例(平成十一年十二月青森県条例第五十五号。以下「情報公開条例」という。)の適正かつ円滑な運用に資するとともに、行政が適正かつ効率的に運営されるようにするため、県の工業用水道事業に係る文書の取扱い、行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存、利用等に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第二条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の取扱いの原則)

第三条　職員は、事務が円滑かつ適正に行われるよう、文書を正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしなければならない。

(課長等の責務)

第四条　本庁の課長及び事業所の長は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、かつ、随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。

(整備企画課長の責務)

第五条　整備企画課長は、本庁の課及び事業所の文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。

(閲覧の制限)

第六条　文書は、法令等に特別の定めのある場合又はあらかじめ課長以上の職にある者(事業所にあっては、事業所の長)の承認を得た場合を除くほか、職員以外の者に閲覧させてはならない。

(文書の種類)

第七条　文書の種類は、その性質により次のとおり区分する。

(帳票の作成管理)

第八条　次に掲げる帳票のうち、本庁にあっては第一号から第七号までに掲げるものについて整備企画課長が作成し、及び管理し、事業所にあっては第二号から第五号まで及び第八号に掲げるものについて当該事業所の庶務を担当する課の長(以下「庶務担当課長」という。)が作成し、及び管理するものとする。

(文書記号及び文書番号等)

第九条　一般文書で施行を要するものには文書記号及び文書番号を、収受文書には文書番号を付さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号及び文書番号を付することが適当でないものについては、この限りでない。

第十条　公営企業管理規程、告示、訓令及び指令には、それぞれ番号を付さなければならない。

(公印の名称、寸法及びひな型並びに管守者)

第十一条　公印の名称、寸法及びひな型並びに管守者は、別表のとおりとする。

(管守の方法等)

第十二条　公印は、堅ろうな容器に納め、錠を施し、一定の場所に置き、その取扱いは厳正を期さなければならない。

(公印の調製等の通知及び登録)

第十三条　公印の管守者は、公印を調製し、又は廃止したときは、速やかにその旨を整備企画課長に通知しなければならない。

(公印の紛失等の報告)

第十四条　公印の管守者は、公印を紛失し、又は損傷したときは、直ちにその旨及びその理由を上司に報告し、指示を受けなければならない。

(廃止した公印の引継ぎ)

第十五条　公印の管守者は、公印を廃止したときは、速やかに当該公印を整備企画課長に引き継がなければならない。

(収受及び配布の方法)

第十六条　本庁及び事業所に到達した使送文書、郵便物、信書便物、電報及び物品は、次に掲げる方法により、本庁にあっては整備企画課長が、事業所にあっては庶務担当課長が収受し、及び配布しなければならない。

(処理方針等の指示)

第十七条　本庁及び事業所の課長は、配布された文書について、自ら処理するものを除き、担当グループマネージャー(事業所にあっては、担当者)に処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。ただし、処理の手続を必要としない文書については、その欄外に「呈覧」と記載し、閲覧に供することができる。

(起案)

第十八条　文書の起案は、次に掲げるものを除き、起案用紙(第八号様式)を用いてしなければならない。

(起案の要領)

第十九条　文書の起案は、簡潔かつ正確でなければならない。

(施行者名)

第二十条　文書の施行者名は、知事、県土整備部長若しくは事業所の長又は企業出納員名をもってしなければならない。ただし、当該文書の性質又は内容により、本庁の課長名をもってすることができる。

(事務担当課名等の表示)

第二十一条　施行する一般文書には、当該文書に係る事務を担当する本庁又は事業所の課の名称、担当者名及び電話番号(以下「事務担当課名等」という。)を当該文書の末尾に表示するものとする。ただし、当該文書の性質上、事務担当課名等を表示することが適当でない場合は、事務担当課名等の全部又は一部の表示を省略することができる。

(特殊取扱いの表示)

第二十二条　次の各号のいずれかに該当する起案文書には、当該各号に定める表示をその起案用紙の上部欄外に朱書しなければならない。

(回議)

第二十三条　起案文書は、課員に回議して、本庁にあっては課長、次長、県土整備部長及び知事の順に、事業所にあっては課長、次長及び事業所の長の順に回議しなければならない。

(決裁印)

第二十四条　決裁になった起案文書(以下「原議」という。)には、担当課において決裁印(第九号様式)を押さなければならない。ただし、第十八条第一項各号に掲げるものについては、決裁印の押印に代えて決裁年月日を記入することができる。

(原議の廃止等)

第二十五条　原議及び決裁になっていない起案文書を廃止し、変更し、又はその施行を保留すべきときは、上司の承認を得なければならない。

(浄書等)

第二十六条　施行を要する文書は、浄書し、及び校合するものとする。

(公印等の押印)

第二十七条　施行を要する文書は、公印を押し、原議と契印をしなければならない。ただし、当該文書が第一号又は第二号に掲げる文書であるときは公印及び契印の押印を、第三号又は第四号に掲げる文書であるときは契印の押印を省略することができる。

(公印の使用の承認)

第二十八条　公印は、原議により、文書を施行する都度公印の管守者の承認を受けて使用するものとする。

(発送の要領)

第二十九条　文書の発送は、次に掲げる要領により行わなければならない。

(電磁的記録の取扱い)

第三十条　この章に定めるもののほか、電磁的記録の取扱いについては、別に定める。

(管理体制)

第三十一条　行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存等を行うため、次に掲げる者を置く。

(総括文書管理者)

第三十二条　総括文書管理者は、県土整備部長をもって充てる。

(副総括文書管理者)

第三十三条　副総括文書管理者は、整備企画課長をもって充てる。

(文書管理者)

第三十四条　文書管理者は、本庁の課長及び事業所の長をもって充てる。

(副文書管理者)

第三十五条　副文書管理者は、本庁のグループマネージャー及び事業所の課長をもって充てる。

(職員の責務)

第三十六条　職員は、この規程並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存等を行わなければならない。

(責務)

第三十七条　職員は、県として行われる経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(様式等の反復利用)

第三十八条　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し、職員の利用に供するものとする。

(保存期間の設定等)

第三十九条　職員が行政文書を作成し、又は取得したときは、当該行政文書について、その事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付するとともに、次に掲げるところにより、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

(分類の基準等)

第四十条　前条第一項の規定による行政文書の分類及び同条第三項の規定による行政文書ファイルの分類は、総括文書管理者が定める行政文書分類基準表により行わなければならない。

(保存の方法)

第四十一条　行政文書ファイルは、当該行政文書ファイルの保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

(庁外持ち出しの制限)

第四十二条　行政文書ファイルは、次条に規定する場合又は文書管理者の承認を得た場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。

(官公署等への提出のための持ち出し)

第四十三条　文書管理者は、法令の規定に基づき他の官公署に対して行政文書ファイルにまとめられた行政文書を提出しなければならない場合若しくはこれに準ずる場合又は県を当事者とする訴訟の遂行上行政文書ファイルにまとめられた行政文書を証拠物として提出する必要がある場合は、庁外に持ち出すことができる。

(行政文書ファイル管理簿)

第四十四条　文書管理者は、行政文書ファイルの管理を適切に行うため、少なくとも毎年度一回、次に掲げる事項(不開示情報(情報公開条例第七条第一項に規定する不開示情報をいう。以下同じ。)に該当するものを除く。)を帳簿(以下「行政文書ファイル管理簿」という。)に記載しなければならない。ただし、一年未満の保存期間が設定された行政文書ファイルについては、この限りでない。

(保存期間が満了したときの措置)

第四十五条　文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した行政文書ファイルについて、第三十九条第六項の規定による定めに基づき、公文書センターに移管し、特定保存をし、又は廃棄しなければならない。

(移管等に当たっての意見)

第四十六条　文書管理者は、前条の規定により、公文書センターに移管し、又は特定保存をする行政文書ファイルについて、不開示情報が記録されている行政文書が含まれ、これを開示しないことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

(廃棄の通知等)

第四十七条　文書管理者は、第四十五条の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイルを廃棄しようとするときは、その日の六十日前までに、その旨を総括文書管理者に通知しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該通知に係る行政文書ファイルの廃棄に係る日の五十日前までに、その旨を知事に通知しなければならない。

(廃棄の処理の方法)

第四十八条　文書管理者は、第四十五条の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイルを廃棄するときは、当該行政文書ファイルにまとめられた行政文書に記録されている不開示情報その他の情報の適切な取扱いが確保されるように処理しなければならない。

(管理状況の報告)

第四十九条　文書管理者は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、総括文書管理者に報告しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該報告を取りまとめ、知事に報告しなければならない。

(紛失等への対応)

第五十条　文書管理者は、行政文書ファイルの紛失又は誤廃棄が明らかとなったときは、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。

(保存)

第五十一条　文書管理者は、特定歴史公文書について、第五十四条第一項の規定により廃棄されるに至るまでの間、保存しなければならない。

(目録)

第五十二条　文書管理者は、特定歴史公文書の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するため、次に掲げる事項(不開示情報に該当するものを除く。)を記載した目録を作成しなければならない。

(利用)

第五十三条　特定歴史公文書の利用については、情報公開条例並びに個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)及び青森県個人情報の保護に関する条例(令和五年三月青森県条例第三号)の定めるところによる。

(廃棄)

第五十四条　文書管理者は、特定歴史公文書として保存されている文書について、劣化が著しく判読及び修復が困難なため利用できなくなり、又は歴史資料として重要でなくなったと認める場合は、当該文書を廃棄することができる。

(保存、利用等の状況の報告)

第五十五条　文書管理者は、特定歴史公文書の保存、利用及び廃棄の状況について、毎年度、総括文書管理者に報告しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該報告を受けたときは、当該報告を取りまとめ、知事に報告しなければならない。

(研修)

第五十六条　整備企画課長は、職員に対し、文書の取扱い、行政文書の適正かつ効果的な管理及び歴史公文書の適切な保存のために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(刑事訴訟に関する書類等の取扱い)

第五十七条　刑事訴訟法(昭和二十三年法律第百三十一号)に規定する訴訟に関する書類(次項において「刑事訴訟に関する書類」という。)及び押収物については、前二章の規定は、適用しない。

(施行事項)

第五十八条　この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。