(趣旨)

第一条　この規程は、別に定めるもののほか、青森県情報公開条例(平成十一年十二月青森県条例第五十五号。以下「情報公開条例」という。)の適正かつ円滑な運用に資するとともに、行政が適正かつ効率的に運営されるようにするため、文書の取扱い、行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存、利用等に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第二条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の取扱いの原則)

第三条　職員は、事務が円滑かつ適正に行われるよう、文書を正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしなければならない。

(課長等の責務)

第四条　本庁の課長(知事公室長を含む。以下同じ。)及び出先機関の長(地域県民局にあっては、部長。第十三条及び第十五条第一項を除き、以下同じ。)は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、かつ、随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。

(総務文書課長の責務)

第五条　総務文書課長は、本庁の課(知事公室を含む。以下同じ。)及び出先機関の文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。

(閲覧の制限)

第六条　文書は、法令等に特別の定めのある場合又はあらかじめ課長以上の職にある者(出先機関にあっては、出先機関の長)の承認を得た場合を除くほか、職員以外の者に閲覧させてはならない。

(文書の種類)

第七条　文書の種類は、その性質により次のとおり区分する。

(公文例式)

第八条　文書の例式は、別に定める。

(公印の種類)

第九条　公印(会計管理者、会計管理者職務代理者、出納員、分任出納員及び企業出納員の職印を除く。)は、職印及び庁印の二種とする。

(専用公印等)

第十条　特別の用途に使用するため必要があるときは、本庁の課長又は出先機関の長は、総務部長の承認を得て、専用の公印(以下「専用公印」という。)を設けることができる。

(公印の告示)

第十一条　次に掲げる公印を調製し、又は廃止したときは、告示する。

(公印のひな型及び寸法)

第十二条　公印のひな型及び寸法は、別表第一のとおりとする。ただし、必要があるときは、総務部長の承認を得て、同表に定めるひな型及び寸法によらないことができる。

(公印の管守者)

第十三条　次の表の上欄に掲げる公印は、同表の下欄に掲げる職員が管守するものとする。

(管守の方法等)

第十四条　公印は、堅ろうな容器に納め、錠を施し、一定の場所に置き、その取扱いは厳正を期さなければならない。

(公印の調製等)

第十五条　公印の調製は、公印管守者(専用公印の調製にあっては第十条第一項の規定による承認を受けた者、新たに設置される本庁の部若しくは課の長又は新たに設置される出先機関若しくはその長(地域県民局にあっては、部長を含む。)に係る公印の調製にあっては当該設置に関する事務を担当する本庁の課の長)が行うものとする。この場合において、当該公印が第十一条各号に掲げる公印であるときは、あらかじめ公印調製承認申請書(第一号様式)を総務部長に提出し、その承認を得なければならない。

(公印の登録)

第十六条　総務文書課長は、公印台帳(第三号様式)を備え、前条第二項の規定による届出があったときは、公印の印影、種類その他必要な事項を登録しておかなければならない。

(公印印影の印刷等)

第十七条　本庁の課長又は出先機関の長は、一定の字句及び内容の文書を多数印刷する場合においては、当該文書に押印すべき公印の印影を当該文書と同時に印刷して、公印の押印に代えることができる。

(公印の紛失等の届出)

第十八条　公印管守者は、公印を紛失し、又は損傷したときは、速やかにその旨及びその理由を総務部長に届け出なければならない。

(帳票の作成管理)

第十九条　次に掲げる帳票のうち、第一号から第四号までに掲げるものにあっては総務文書課長が作成し、及び管理し、第五号から第八号までに掲げるものにあっては各課長が作成し、及び管理し、第九号に掲げるものにあっては総務文書課長が作成し、総務文書課長及び各課長が管理するものとする。

(文書記号及び文書番号)

第二十条　一般文書で施行を要するものには文書記号及び文書番号を、収受文書には文書番号を付さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号及び文書番号を付することが適当でないものについては、この限りでない。

(法規番号、令達番号及び告示番号)

第二十一条　法規文書、令達文書及び告示文書には、それぞれ法規番号、令達番号及び告示番号を付さなければならない。

(総務文書課における開封)

第二十二条　総務文書課に到達した使送文書、郵便物、信書便物、電報及び物品(以下この款において「到達文書等」という。)は、次に掲げるものを除き、総務文書課長が開封するものとする。

(総務文書課における処理)

第二十三条　総務文書課長は、次の表の上欄に掲げる到達文書等を同表の下欄に掲げる方法により収受し、及び配布しなければならない。ただし、執務時間外に行う到達文書等の収受及び配布の方法については、別に定める。

(主管課における処理)

第二十四条　主管課長は、前条の規定により配布された到達文書等及び総務文書課長を経ないで直接到達した文書を次に掲げる方法により処理しなければならない。

(主管課に属しない文書)

第二十五条　課長は、配布を受けた文書又は物品で、自課の主管に属しないと認めるものは、直ちにその旨を記した付箋を付けて総務文書課長に返付しなければならない。

(料金未払等の郵便物)

第二十六条　料金未払又は料金不足の郵便物は、総務文書課長がその必要を認めたものに限り、その未払金額又は不足金額を支払って、受け取ることができる。

(他の課に関係のある文書の写しの配布)

第二十七条　課長は、他の課に関係のある文書を受領したときは、速やかにその写しを関係課長に配布しなければならない。

(処理方針等の指示)

第二十八条　主管課長は、配布された文書について、自ら処理するものを除き、担当グループマネージャーに処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。ただし、処理の手続を必要としない文書については、その欄外に「呈覧」と記載し、閲覧に供することができる。

(起案)

第二十九条　文書の起案は、起案用紙(第十二号様式)を用いてしなければならない。ただし、定例のもので様式の定めがあるもの、軽易な文書で直ちに処理案を当該文書の余白に記載して処理できるものその他起案用紙を用いることが適当でないと認められるものにあっては、起案用紙を用いないことができる。

(起案の要領)

第三十条　文書の起案は、簡潔かつ正確でなければならない。

(施行者名)

第三十一条　文書の施行者名は、知事又は会計管理者名をもってしなければならない。ただし、当該文書の性質又は内容により、副知事、部長(危機管理局長、国スポ・障スポ局長、出納局長及び水産局長を含む。以下この款において同じ。)又は課長名をもってすることができる。

(事務担当課名等の表示)

第三十二条　施行する一般文書には、当該文書に係る事務を担当する課の名称、担当者名及び電話番号(以下「事務担当課名等」という。)を当該文書の末尾に表示するものとする。ただし、当該文書の性質上、事務担当課名等を表示することが適当でない場合は、事務担当課名等の全部又は一部の表示を省略することができる。

(特殊取扱いの表示)

第三十三条　次の各号のいずれかに該当する起案文書には、当該各号に定める表示をその起案用紙の上部欄外に朱書しなければならない。

(回議、決裁及び合議)

第三十四条　起案文書は、課員に回議して、課長、次長、部長又は会計管理者、副知事及び知事の順に回議しなければならない。

第三十五条　関係部課長は、起案文書の合議を受けたときは、直ちに同意又は不同意を決定するように努め、決定に時間を要するときは、その理由を主管課長に通知しなければならない。

(持ち回り)

第三十六条　合議を要する起案文書で緊急に処理を要するものは、担当者又は当該主管課の職員(詳細な説明を要するものについては、その内容を説明できる者に限る。)が持ち回りして決裁を受けなければならない。

(決裁印)

第三十七条　決裁になった起案文書(以下「原議」という。)には、主管課において決裁印(第十三号様式)を押さなければならない。ただし、第二十九条第一項ただし書に規定するものについては、決裁印の押印に代えて決裁年月日を記入することができる。

(法規番号等の付番)

第三十八条　法規文書、令達文書及び告示文書に係る原議は、当該原議に第二十一条の規定による法規番号、令達番号及び告示番号を付するため総務文書課に回付しなければならない。

(原議の廃止等)

第三十九条　原議及び決裁になっていない起案文書を廃止し、変更し、又はその施行を保留すべきときは、上司の承認を得なければならない。この場合において、当該原議等が第三十四条第三項に規定する手続を経たものであるときは、合議した関係部課長にその旨を通知しなければならない。

(総務文書課長への合議)

第四十条　次に掲げる起案文書は、総務文書課長に合議しなければならない。

(浄書等)

第四十一条　施行を要する文書は、浄書し、及び校合するものとする。

(施行文書の審査等)

第四十二条　浄書及び校合を終わった文書を施行しようとするときは、原議とともに当該文書の施行者名に係る公印管守者に回付し、その審査を受けなければならない。ただし、施行者名が課長名である文書及び次条ただし書に規定する文書については、この限りでない。

(公印等の押印)

第四十三条　施行を要する文書は、公印を押し、原議と契印をしなければならない。ただし、当該文書が第一号又は第二号に掲げる文書であるときは公印及び契印の押印を、第三号から第五号までに掲げる文書であるときは契印の押印を省略することができる。

(公印の使用の承認)

第四十四条　公印は、原議により、文書を施行する都度公印管守者(青森県東京事務所に備え付ける知事印及び知事職務代理者印を使用する場合にあっては、総務文書課長。次条において同じ。)の承認を受けて使用するものとする。

(事前押印の承認等)

第四十五条　前条の規定にかかわらず、距離的又は時間的に文書を施行する都度公印の使用の承認を受けることが困難なときは、公印管守者の承認を受け、あらかじめ公印を使用することができる。

(発送等)

第四十六条　文書及び物品の発送(以下この条から第四十八条までにおいて「文書等の発送」という。)は、総務文書課長が定める国の機関、市町村、出先機関等に郵便又は信書便により行うもの(親展、秘扱い、書留、速達その他の特殊取扱いによるものを除く。)にあっては総務文書課において、その他のものにあっては主管課において行い、電報の発信は、主管課において行わなければならない。ただし、総務文書課において発送すべき文書又は物品で緊急その他やむを得ない理由により総務文書課に回付することができないものについては、主管課において直接発送することができる。

(総務文書課における発送の要領)

第四十七条　総務文書課における文書等の発送は、次に掲げる要領により行わなければならない。

(主管課における発送の要領)

第四十八条　主管課における文書等の発送は、次に掲げる要領により行わなければならない。

(帳票の作成管理)

第四十九条　地域県民局その他組織規則に定める内部組織を有する出先機関(以下「地域県民局等」という。)において、次に掲げる帳票は、当該出先機関(地域県民局にあっては、部)の庶務を担当する課等(以下「庶務担当課」という。)の長が作成し、及び管理するものとする。

(文書記号及び文書番号)

第五十条　一般文書で施行を要するものには文書記号及び文書番号を、収受文書には文書番号を付さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号及び文書番号を付することが適当でないものについては、この限りでない。

(令達番号及び告示番号)

第五十一条　令達文書及び告示文書には、それぞれ令達番号及び告示番号を付さなければならない。

(庶務担当課における開封)

第五十二条　庶務担当課に到達した使送文書、郵便物、信書便物、電報及び物品(以下この款において「到達文書等」という。)は、次に掲げるものを除き、庶務担当課長が開封するものとする。

(庶務担当課における処理)

第五十三条　庶務担当課長は、到達文書等を次に掲げる方法により収受し、及び配布しなければならない。ただし、執務時間外に行う到達文書等の収受及び配布の方法については、別に定める。

(主管課等における処理)

第五十四条　主管課長等は、前条の規定により配布された到達文書等を次に掲げる方法により処理しなければならない。

(本庁における取扱いの準用)

第五十五条　第二十五条から第二十七条までの規定は、地域県民局等における文書の収受及び配布について準用する。この場合において、次の表の上欄に掲げる規定中同表の中欄に掲げる字句は、それぞれ同表の下欄に掲げる字句に読み替えるものとする。

(処理方針等の指示)

第五十六条　主管課長等は、配布された文書について、自ら処理するものを除き、担当者に処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。ただし、処理の手続を必要としない文書については、その欄外に「呈覧」と記載し、閲覧に供することができる。

(本庁における文書の起案の準用)

第五十七条　第二十九条及び第三十条の規定は、地域県民局等における文書の起案について準用する。

(施行者名)

第五十八条　文書の施行者名は、地域県民局等の長又は出納員名をもってしなければならない。ただし、地域県民局にあっては、当該文書の性質又は内容により、部長名をもってすることができる。

(本庁における起案文書に係る表示の準用)

第五十九条　第三十二条及び第三十三条の規定は、地域県民局等における起案文書に係る表示について準用する。この場合において、第三十二条第一項中「課の」とあるのは、「課等の」と読み替えるものとする。

(回議、決裁、合議等)

第六十条　起案文書は、課員等に回議して、課長等、次長の職が置かれているときは次長及び地域県民局等の長(地域県民局にあっては、部長を含む。)の順に回議しなければならない。

(文書番号等の付番)

第六十一条　一般文書で施行を要するもの(軽易なものを除く。)並びに令達文書及び告示文書に係る原議は、当該原議に第五十条の規定による文書番号並びに第五十一条の規定による令達番号及び告示番号を付するため庶務担当課に回付しなければならない。ただし、既に文書番号が記入された一般文書に係るものについては、この限りでない。

(本庁における原議の廃止等の準用)

第六十二条　第三十九条の規定は、地域県民局等における原議の廃止等について準用する。この場合において、次の表の上欄に掲げる規定中同表の中欄に掲げる字句は、それぞれ同表の下欄に掲げる字句に読み替えるものとする。

(本庁における浄書等及び公印の使用の準用)

第六十三条　第四十一条、第四十二条第一項本文及び第二項並びに第四十三条から第四十五条までの規定は、地域県民局等における文書の浄書等及び公印の使用について準用する。この場合において、次の表の上欄に掲げる規定中同表の中欄に掲げる字句は、それぞれ同表の下欄に掲げる字句に読み替えるものとする。

(発送等)

第六十四条　文書及び物品の発送(第三項及び次条において「文書等の発送」という。)は庶務担当課において、電報の発信は主管課等において行わなければならない。ただし、文書又は物品で緊急その他やむを得ない理由により庶務担当課に回付することができないものについては、主管課等において直接発送することができる。

(発送の要領)

第六十五条　庶務担当課における文書等の発送は、次に掲げる要領により行わなければならない。

(地域県民局等における取扱いの準用)

第六十六条　前節の規定は、地域県民局等以外の出先機関における文書の取扱いについて準用する。

(電磁的記録の取扱い)

第六十七条　この章に定めるもののほか、電磁的記録の取扱いについては、別に定める。

(管理体制)

第六十八条　行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存等を行うため、次に掲げる者を置く。

(総括文書管理者)

第六十九条　総括文書管理者は、総務部長をもって充てる。

(副総括文書管理者)

第七十条　副総括文書管理者は、総務文書課長をもって充てる。

(文書管理者)

第七十一条　文書管理者は、本庁の課長及び出先機関の長をもって充てる。

(副文書管理者)

第七十二条　副文書管理者は、本庁のグループマネージャー及び出先機関の課長等をもって充てる。

(職員の責務)

第七十三条　職員は、この規程並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存等を行わなければならない。

(責務)

第七十四条　職員は、県として行われる経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(様式等の反復利用)

第七十五条　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し、職員の利用に供するものとする。

(保存期間の設定等)

第七十六条　職員が行政文書を作成し、又は取得したときは、当該行政文書について、その事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付するとともに、次に掲げるところにより、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

(分類の基準等)

第七十七条　前条第一項の規定による行政文書の分類及び同条第三項の規定による行政文書ファイルの分類は、総括文書管理者が定める行政文書分類基準表により行わなければならない。

(保存の方法)

第七十八条　行政文書ファイルは、当該行政文書ファイルの保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

(各課における保管)

第七十九条　行政文書ファイル(本庁及び地域県民局等に係るものに限る。以下この款において同じ。)は、第七十六条第三項第二号イに規定する保存期間の起算日から一年間各課において保管しなければならない。ただし、副総括文書管理者(地域県民局等にあっては、庶務担当課長。以下この款において「副総括文書管理者等」という。)の承認を受けて、当該期間を短縮し、又は保存期間を超えない範囲内において延長することができる。

(副総括文書管理者等への引継ぎ)

第八十条　前条の保管期間を経過した行政文書ファイルで保存期間が満了していないものについては、副総括文書管理者等の定める日までに副総括文書管理者等に引き継がなければならない。

(書庫における保管)

第八十一条　副総括文書管理者等は、前条の規定により引継ぎを受けた行政文書ファイル(以下「引継行政文書ファイル」という。)を書庫において保管しなければならない。

(引継行政文書ファイルの閲覧)

第八十二条　職員は、引継行政文書ファイルを書庫において閲覧しようとするときは、引継行政文書ファイル閲覧簿(第十八号様式)に所定の事項を記入し、係員の指示に従わなければならない。

(引継行政文書ファイルの貸出し)

第八十三条　職員は、引継行政文書ファイルの貸出しを受けようとするときは、引継行政文書ファイル貸出書(第十九号様式)により、副総括文書管理者等の承認を得なければならない。

(官公署等への提出のための持ち出し)

第八十四条　文書管理者は、法令の規定に基づき他の官公署に対して引継行政文書ファイルにまとめられた行政文書を提出しなければならない場合若しくはこれに準ずる場合又は県を当事者とする訴訟の遂行上引継行政文書ファイルにまとめられた行政文書を証拠物として提出する必要がある場合は、引継行政文書ファイル庁外持出書(第十九号様式)により、副総括文書管理者等の承認を得て庁外に持ち出すことができる。

(電磁的記録である行政文書ファイルの保存)

第八十五条　第七十九条から前条までの規定にかかわらず、電磁的記録である行政文書ファイルの保存については、別に定める。

(行政文書ファイル管理簿)

第八十六条　文書管理者は、行政文書ファイルの管理を適切に行うため、少なくとも毎年度一回、次に掲げる事項(不開示情報(情報公開条例第七条第一項に規定する不開示情報をいう。以下同じ。)に該当するものを除く。)を帳簿(以下「行政文書ファイル管理簿」という。)に記載しなければならない。ただし、一年未満の保存期間が設定された行政文書ファイルについては、この限りでない。

(保存期間が満了したときの措置)

第八十七条　文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した行政文書ファイルについて、第七十六条第六項の規定による定めに基づき、公文書センターに移管し、特定保存をし、又は廃棄しなければならない。

(移管等に当たっての意見)

第八十八条　文書管理者は、前条の規定により、公文書センターに移管し、又は特定保存をする行政文書ファイルについて、不開示情報が記録されている行政文書が含まれ、これを開示しないことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

(廃棄の通知等)

第八十九条　文書管理者は、第八十七条の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイルを廃棄しようとするときは、その日の六十日前までに、その旨を総括文書管理者に通知しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該通知に係る行政文書ファイルの廃棄に係る日の五十日前までに、その旨を知事に通知しなければならない。

(廃棄の処理の方法)

第九十条　文書管理者は、第八十七条の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイルを廃棄するときは、当該行政文書ファイルにまとめられた行政文書に記録されている不開示情報その他の情報の適切な取扱いが確保されるように処理しなければならない。

(管理状況の報告及び公表)

第九十一条　文書管理者は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、総括文書管理者に報告しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該報告を取りまとめ、知事に報告しなければならない。

(紛失等への対応)

第九十二条　文書管理者は、行政文書ファイルの紛失又は誤廃棄が明らかとなったときは、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。

(保存)

第九十三条　公文書センターの長(以下「公文書センター長」という。)及び文書管理者は、特定歴史公文書について、第九十六条第一項の規定により廃棄されるに至るまでの間、保存しなければならない。

(目録)

第九十四条　公文書センター長及び文書管理者は、特定歴史公文書の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するため、次に掲げる事項(不開示情報に該当するものを除く。)を記載した目録を作成しなければならない。

(利用)

第九十五条　特定歴史公文書の利用については、情報公開条例並びに個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)及び青森県個人情報の保護に関する条例(令和五年三月青森県条例第三号)の定めるところによる。

(廃棄)

第九十六条　公文書センター長及び文書管理者は、特定歴史公文書として保存されている文書について、劣化が著しく判読及び修復が困難なため利用できなくなり、又は歴史資料として重要でなくなったと認める場合は、当該文書を廃棄することができる。

(保存、利用等の状況の報告及び公表)

第九十七条　公文書センター長及び文書管理者は、特定歴史公文書の保存、利用及び廃棄の状況について、毎年度、公文書センター長にあっては知事に、文書管理者にあっては総括文書管理者に報告しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該報告を受けたときは、当該報告を取りまとめ、知事に報告しなければならない。

(研修)

第九十八条　総務文書課長は、職員に対し、文書の取扱い、行政文書の適正かつ効果的な管理及び歴史公文書の適切な保存のために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(刑事訴訟に関する書類等の取扱い)

第九十九条　刑事訴訟法(昭和二十三年法律第百三十一号)に規定する訴訟に関する書類(次項において「刑事訴訟に関する書類」という。)及び押収物については、前二章の規定は、適用しない。

(施行事項)

第百条　この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。