(趣旨)

第一条　この規程は、別に定めるもののほか、青森県情報公開条例(平成十一年十二月青森県条例第五十五号。以下「情報公開条例」という。)の適正かつ円滑な運用に資するとともに、行政が適正かつ効率的に運営されるようにするため、文書の取扱い、行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存、利用等に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第二条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の取扱いの原則)

第三条　職員は、事務が円滑かつ適正に行われるよう、文書を正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしなければならない。

(課長等の責務)

第四条　本庁の課長、出先機関の長及び教育機関の長は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、かつ、随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。

(職員福利課長の責務)

第五条　職員福利課長は、本庁、出先機関及び教育機関の文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。

(閲覧の制限)

第六条　文書は、法令等に特別の定めのある場合又はあらかじめ課長以上の職にある者(出先機関及び教育機関にあっては、それぞれの長)の承認を得た場合を除くほか、職員以外の者に閲覧させてはならない。

(文書の種類)

第七条　文書は、その性質により次のとおり区分する。

(公文例式)

第八条　文書の例式は、別に定める。

(公印の種類)

第九条　公印は、職印及び庁印の二種とする。

(専用公印)

第十条　前条の規定にかかわらず、特殊な事務を処理する課においては、教育長の承認を得て専用の公印(以下「専用公印」という。)を設けることができる。

(公印の告示)

第十一条　公印を調製し、又は廃止したときは、告示する。

(公印のひな型及び寸法)

第十二条　公印のひな型及び寸法は、別表第一のとおりとする。

(公印の保管者)

第十三条　本庁の公印は職員福利課長が、出先機関及び教育機関の公印はその長が、専用公印は専用の承認を受けた課長が、それぞれ保管しなければならない。

(保管の方法等)

第十四条　公印は、堅ろうな容器に納め、錠を施し、一定の場所に置き、その取扱いは厳正を期さなければならない。

(公印の調製等)

第十五条　公印の調製は、公印保管者(新たに設置される出先機関又は教育機関に係る公印の調製にあっては職員福利課長)が、公印調製承認申請書(第一号様式)を教育長に提出し、その承認を得て行うものとする。

(公印の登録)

第十六条　職員福利課長は、公印台帳(第三号様式)を備え、前条第二項の規定による届出があったときは、公印の印影、種類その他必要な事項を登録しておかなければならない。

(公印印影の印刷等)

第十七条　一定の字句及び内容の文書を多数印刷する場合においては、当該文書に押印すべき公印の印影を当該文書と同時に印刷して、公印の押印に代えることができる。

(公印の紛失等の届出)

第十八条　公印保管者は、公印を紛失し、又は損傷したときは、速やかにその旨及びその理由を教育長に届け出なければならない。

(帳票及びその作成管理)

第十九条　本庁における文書の取扱いに必要な帳票は、次の各号に掲げるとおりとし、第一号から第七号までに掲げるものにあっては職員福利課長が、第八号から第十三号までに掲げるものにあっては各課長が、それぞれ作成し、及び管理するものとする。

(文書記号及び文書番号)

第二十条　一般文書で施行を要するものには文書記号及び文書番号を、収受文書には文書番号を付さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号及び文書番号を付することが適当でないものについては、この限りでない。

(法規番号、令達番号及び告示番号)

第二十一条　法規文書、令達文書及び告示文書には、それぞれ法規番号、令達番号及び告示番号を付さなければならない。

(職員福利課における処理)

第二十二条　本庁に到達した文書又は物品は、職員福利課長が、次に掲げる方法により収受し、及び配布しなければならない。

(主管課における処理)

第二十三条　主管課長は、前条の規定により文書又は物品を配布されたときは、次に掲げる方法により処理しなければならない。

(直接到達文書の回付)

第二十四条　職員福利課長を経ないで直接主管課長に到達した文書のうち、文書配布簿に登載する必要があるものについては、直ちに職員福利課長に回付しなければならない。

(料金未払の文書等)

第二十五条　料金未払又は料金不足の文書又は物品は、職員福利課長がその必要を認めたものに限り、その未払金額又は不足金額を支払って、受け取ることができる。

(処理方針等の指示)

第二十六条　主管課長は、配布された文書について、自ら処理するものを除き、担当グループマネージャーに処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。ただし、処理の手続を必要としない文書については、その欄外に「呈覧」と記載し、閲覧に供することができる。

(起案)

第二十七条　文書の起案は、起案用紙(第十二号様式)を用いなければならない。ただし、定例のもので様式の定めがあるもの、軽易な文書で直ちに処理案を当該文書の余白に記載して処理できるものその他起案用紙を用いることが適当でないと認められるものにあっては、起案用紙を用いないことができる。

(起案の要領)

第二十八条　文書の起案は、簡潔かつ正確でなければならない。

(施行者名)

第二十九条　文書の施行者名は、教育委員会又は教育長名をもってしなければならない。ただし、当該文書の性質又は内容により、教育次長又は課長名をもってすることができる。

(事務担当課名等の表示)

第三十条　施行する一般文書には、当該文書に係る事務を担当する課等の名称、担当者名及び電話番号(以下「事務担当課名等」という。)を当該文書の末尾に表示するものとする。ただし、当該文書の性質上、事務担当課名等を表示することが適当でない場合は、事務担当課名等の全部又は一部の表示を省略することができる。

(特殊取扱いの表示)

第三十一条　次の各号のいずれかに該当する起案文書には、当該各号に定める表示をその起案用紙の上部欄外に朱書しなければならない。

(回議、決裁及び合議)

第三十二条　起案文書は、課員に回議して、課長、教育次長及び教育長の順に回議しなければならない。

第三十三条　関係課長は、起案文書の合議を受けたときは、直ちに同意又は不同意を決定するように努めなければならない。

(持ち回り)

第三十四条　合議を要する起案文書で緊急に処理を要するもの又は詳細な説明を要するものは、担当者又は当該主管課の職員が合議書類を持ち回りして決裁を受けなければならない。

(起案文書の審査)

第三十五条　起案文書は、職員福利課長の審査を受けなければならない。

(決裁日付印)

第三十六条　決裁になった起案文書(以下「原議」という。)のうち、教育長又は教育次長の決裁を受けた原議には教育政策課において、これら以外の原議には主管課において、決裁日付印(第十三号様式)を押さなければならない。ただし、第二十七条第一項ただし書に規定するものについては、決裁日付印の押印に代えて決裁年月日を記入することができる。

(法規番号等の付番)

第三十七条　法規文書、令達文書及び告示文書に係る原議は、当該原議に第二十一条の規定による法規番号、令達番号及び告示番号を付するため職員福利課に回付しなければならない。

(原議の廃止等)

第三十八条　原議及び決裁を受けない起案文書を廃止し、変更し、又はその施行を保留すべきときは、上司の承認を得なければならない。この場合において、当該原議等が第三十二条第二項に規定する手続を経たものであるときは、合議した関係課長にその旨を通知しなければならない。

(浄書等)

第三十九条　施行を要する文書は、浄書し、及び校合するものとする。

(施行文書の審査等)

第四十条　浄書及び校合を終わった文書を施行しようとするときは、原議とともに職員福利課長に回付し、その審査を受けなければならない。ただし、次条第一項の規定により公印の押印を省略する文書については、この限りでない。

(公印等の押印)

第四十一条　施行を要する文書は、公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。

(公印の使用の承認)

第四十二条　公印は、原議により、文書を施行する都度公印保管者の承認を受けて使用するものとする。

(事前押印の承認等)

第四十三条　前条の規定にかかわらず、距離的又は時間的に文書を施行する都度公印の使用の承認を受けることが困難なときは、公印保管者の承認を受け、あらかじめ公印を使用することができる。

(発送等)

第四十四条　文書及び物品の発送(以下この条及び次条において「文書等の発送」という。)は、職員福利課長が定める国の機関、出先機関、教育機関等に行うもの(書留、速達その他の特殊取扱いによるものを除く。)にあっては職員福利課において、その他のものにあっては主管課において行い、電報の発信は、主管課において行わなければならない。ただし、職員福利課において発送すべき文書又は物品で緊急その他やむを得ない理由により職員福利課に回付することができないものについては、主管課において直接発送することができる。

(職員福利課における発送の要領)

第四十五条　職員福利課における文書等の発送は、次に掲げる要領により行わなければならない。

第四十五条の二　高等学校教育改革推進室における文書の取扱いについては、本庁各課の取扱いに準じて処理するものとする。

(帳票及びその作成管理)

第四十六条　出先機関及び教育機関における文書の取扱いに必要な帳票は、次のとおりとする。

(文書記号)

第四十七条　文書記号は、別表第二のとおりとし、当該文書が親展又は秘密のものであるときは、文書記号の次に「親」の文字を加えるものとする。

(文書の処理)

第四十八条　文書の取扱いについては、前二条に定めるもののほか、本庁の取扱いに準じて処理するものとする。

(電磁的記録の取扱い)

第四十九条　この章に定めるもののほか、電磁的記録の取扱いについては、別に定める。

(管理体制)

第五十条　行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存等を行うため、次に掲げる者を置く。

(総括文書管理者)

第五十一条　総括文書管理者は、教育長をもって充てる。

(副総括文書管理者)

第五十二条　副総括文書管理者は、職員福利課長をもって充てる。

(文書管理者)

第五十三条　文書管理者は、本庁の課長及び室長、出先機関の長並びに教育機関の長をもって充てる。

(副文書管理者)

第五十四条　副文書管理者は、本庁のグループマネージャー、出先機関の課長及び教育機関の課長又は事務長等をもって充てる。

(職員の責務)

第五十五条　職員は、この規程並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存等を行わなければならない。

(責務)

第五十六条　職員は、県として行われる経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(様式等の反復利用)

第五十七条　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し、職員の利用に供するものとする。

(保存期間の設定等)

第五十八条　職員が行政文書を作成し、又は取得したときは、当該行政文書について、その事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付するとともに、次に掲げるところにより、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

(分類の基準等)

第五十九条　前条第一項の規定による行政文書の分類及び同条第三項の規定による行政文書ファイルの分類は、総括文書管理者が定める行政文書分類基準表により行わなければならない。

(保存の方法)

第六十条　行政文書ファイルは、当該行政文書ファイルの保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

(本庁各課等における保管)

第六十一条　行政文書ファイルは、第五十八条第三項第二号イに規定する保存期間の起算日から一年間、本庁の各課及び室、出先機関並びに教育機関において保管しなければならない。ただし、副総括文書管理者(出先機関及び教育機関にあっては、副文書管理者(庶務担当の者に限る。)。次条から第六十六条までにおいて「副総括文書管理者等」という。)の承認を受けて、当該期間を短縮し、又は保存期間を超えない範囲内において延長することができる。

(副総括文書管理者等への引継ぎ)

第六十二条　前条の保管期間を経過した行政文書ファイルで保存期間が満了していないものについては、副総括文書管理者等の定める日までに副総括文書管理者等に引き継がなければならない。

(書庫における保管)

第六十三条　副総括文書管理者等は、前条の規定により引継ぎを受けた行政文書ファイル(以下「引継行政文書ファイル」という。)を書庫において保管しなければならない。

(引継行政文書ファイルの閲覧)

第六十四条　職員は、引継行政文書ファイルを書庫において閲覧しようとするときは、引継行政文書ファイル閲覧簿(第十五号様式)に所定の事項を記入し、副総括文書管理者等の指示に従わなければならない。

(引継行政文書ファイルの貸出し)

第六十五条　職員は、引継行政文書ファイルの貸出しを受けようとするときは、引継行政文書ファイル貸出書(第十六号様式)により、副総括文書管理者等の承認を得なければならない。

(官公署等への提出のための持ち出し)

第六十六条　文書管理者は、法令の規定に基づき他の官公署に対して引継行政文書ファイルにまとめられた行政文書を提出しなければならない場合若しくはこれに準ずる場合又は県を当事者とする訴訟の遂行上引継行政文書ファイルにまとめられた行政文書を証拠物として提出する必要がある場合は、引継行政文書ファイル庁外持出書(第十六号様式)により、副総括文書管理者等の承認を得て庁外に持ち出すことができる。

(電磁的記録である行政文書ファイルの保存)

第六十七条　第六十一条から前条までの規定にかかわらず、電磁的記録である行政文書ファイルの保存については、別に定める。

(行政文書ファイル管理簿)

第六十八条　文書管理者は、行政文書ファイルの管理を適切に行うため、少なくとも毎年度一回、次に掲げる事項(不開示情報(情報公開条例第七条に規定する不開示情報をいう。以下同じ。)に該当するものを除く。)を帳簿(以下「行政文書ファイル管理簿」という。)に記載しなければならない。ただし、一年未満の保存期間が設定された行政文書ファイルについては、この限りでない。

(保存期間が満了したときの措置)

第六十九条　文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した行政文書ファイルについて、第五十八条第六項の規定による定めに基づき、公文書センターに移管し、特定保存をし、又は廃棄しなければならない。

(移管等に当たっての意見)

第七十条　文書管理者は、前条の規定により、公文書センターに移管し、又は特定保存をする行政文書ファイルについて、不開示情報が記録されている行政文書が含まれ、これを開示しないことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

(廃棄の通知等)

第七十一条　文書管理者は、第六十九条の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイルを廃棄しようとするときは、その日の六十日前までに、その旨を総括文書管理者に通知しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該通知に係る行政文書ファイルの廃棄に係る日の五十日前までに、その旨を知事に通知しなければならない。

(廃棄の処理の方法)

第七十二条　文書管理者は、第六十九条の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイルを廃棄するときは、当該行政文書ファイルにまとめられた行政文書に記録されている不開示情報その他の情報の適切な取扱いが確保されるように処理しなければならない。

(管理状況の報告及び公表)

第七十三条　文書管理者は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、総括文書管理者に報告しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該報告を取りまとめ、知事に報告しなければならない。

(紛失等への対応)

第七十四条　文書管理者は、行政文書ファイルの紛失又は誤廃棄が明らかとなったときは、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。

(保存)

第七十五条　文書管理者は、特定歴史公文書について、第七十八条第一項の規定により廃棄されるに至るまでの間、保存しなければならない。

(目録)

第七十六条　文書管理者は、特定歴史公文書の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するため、次に掲げる事項(不開示情報に該当するものを除く。)を記載した目録を作成しなければならない。

(利用)

第七十七条　特定歴史公文書の利用については、情報公開条例並びに個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)及び青森県個人情報の保護に関する条例(令和五年三月青森県条例第三号)の定めるところによる。

(廃棄)

第七十八条　文書管理者は、特定歴史公文書として保存されている文書について、劣化が著しく判読及び修復が困難なため利用できなくなり、又は歴史資料として重要でなくなったと認める場合は、当該文書を廃棄することができる。

(保存、利用等の状況の報告及び公表)

第七十九条　文書管理者は、特定歴史公文書の保存、利用及び廃棄の状況について、毎年度、総括文書管理者に報告しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該報告を受けたときは、当該報告を取りまとめ、知事に報告しなければならない。

(研修)

第八十条　職員福利課長は、職員に対し、文書の取扱い、行政文書の適正かつ効果的な管理及び歴史公文書の適切な保存のために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(刑事訴訟に関する書類等の取扱い)

第八十一条　刑事訴訟法(昭和二十三年法律第百三十一号)に規定する訴訟に関する書類(次項において「刑事訴訟に関する書類」という。)及び押収物については、前二章の規定は、適用しない。

(施行事項)

第八十二条　この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。