(趣旨)

第一条　この規程は、別に定めるもののほか、青森県情報公開条例(平成十一年十二月青森県条例第五十五号。以下「情報公開条例」という。)の適正かつ円滑な運用に資するとともに、行政が適正かつ効率的に運営されるようにするため、行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存、利用等に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第二条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(管理体制)

第三条　行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存等を行うため、次に掲げる者を置く。

(総括文書管理者)

第四条　総括文書管理者は、総務部長をもって充てる。

(副総括文書管理者)

第五条　副総括文書管理者は、総務文書課長をもって充てる。

(文書管理者)

第六条　文書管理者は、本庁の課長(知事公室長及び室長を含む。)及び出先機関の長をもって充てる。

(副文書管理者)

第七条　副文書管理者は、本庁のグループマネージャー及び出先機関の課長等をもって充てる。

(職員の責務)

第八条　職員は、この規程並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存等を行わなければならない。

(責務)

第九条　職員は、県として行われる経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(様式等の反復利用)

第十条　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し、職員の利用に供するものとする。

(保存期間の設定等)

第十一条　職員が行政文書を作成し、又は取得したときは、当該行政文書について、その事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付するとともに、次に掲げるところにより、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

(分類の基準等)

第十二条　前条第一項の規定による行政文書の分類及び同条第三項の規定による行政文書ファイルの分類は、総括文書管理者が定める行政文書分類基準表により行わなければならない。

(保存の方法)

第十三条　行政文書ファイルは、当該行政文書ファイルの保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

(各課における保管)

第十四条　行政文書ファイル(本庁及び県税事務所等(県税事務所、児童相談所、地域連携事務所、保健所、福祉事務所、農林水産事務所及び県土整備事務所その他組織規則に定める内部組織を有する出先機関をいう。以下同じ。)に係るものに限る。以下この款において同じ。)は、第十一条第三項第二号イに規定する保存期間の起算日から一年間各課において保管しなければならない。ただし、副総括文書管理者(県税事務所等にあっては、庶務担当課(当該出先機関の庶務を担当する課等をいう。)の長。以下この款において「副総括文書管理者等」という。)の承認を受けて、当該期間を短縮し、又は保存期間を超えない範囲内において延長することができる。

(副総括文書管理者等への引継ぎ)

第十五条　前条の保管期間を経過した行政文書ファイルで保存期間が満了していないものについては、副総括文書管理者等の定める日までに副総括文書管理者等に引き継がなければならない。

(書庫における保管)

第十六条　副総括文書管理者等は、前条の規定により引継ぎを受けた行政文書ファイル(以下「引継行政文書ファイル」という。)を書庫において保管しなければならない。

(引継行政文書ファイルの閲覧)

第十七条　職員は、引継行政文書ファイルを書庫において閲覧しようとするときは、別に定める引継行政文書ファイル閲覧簿に所定の事項を記入し、係員の指示に従わなければならない。

(引継行政文書ファイルの貸出し)

第十八条　職員は、引継行政文書ファイルの貸出しを受けようとするときは、別に定める引継行政文書ファイル貸出書により、副総括文書管理者等の承認を得なければならない。

(官公署等への提出のための持ち出し)

第十九条　文書管理者は、法令の規定に基づき他の官公署に対して引継行政文書ファイルにまとめられた行政文書を提出しなければならない場合若しくはこれに準ずる場合又は県を当事者とする訴訟の遂行上引継行政文書ファイルにまとめられた行政文書を証拠物として提出する必要がある場合は、別に定める引継行政文書ファイル庁外持出書により、副総括文書管理者等の承認を得て庁外に持ち出すことができる。

(電磁的記録である行政文書ファイルの保存)

第二十条　第十四条から前条までの規定にかかわらず、電磁的記録である行政文書ファイルの保存については、別に定める。

(行政文書ファイル管理簿)

第二十一条　文書管理者は、行政文書ファイルの管理を適切に行うため、少なくとも毎年度一回、次に掲げる事項(不開示情報(情報公開条例第七条に規定する不開示情報をいう。以下同じ。)に該当するものを除く。)を帳簿(以下「行政文書ファイル管理簿」という。)に記載しなければならない。ただし、一年未満の保存期間が設定された行政文書ファイルについては、この限りでない。

(保存期間が満了したときの措置)

第二十二条　文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した行政文書ファイルについて、第十一条第六項の規定による定めに基づき、公文書センターに移管し、特定保存をし、又は廃棄しなければならない。

(移管等に当たっての意見)

第二十三条　文書管理者は、前条の規定により、公文書センターに移管し、又は特定保存をする行政文書ファイルについて、不開示情報が記録されている行政文書が含まれ、これを開示しないことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

(廃棄の通知等)

第二十四条　文書管理者は、第二十二条の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイルを廃棄しようとするときは、その日の六十日前までに、その旨を総括文書管理者に通知しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該通知に係る行政文書ファイルの廃棄に係る日の五十日前までに、その旨を知事に通知しなければならない。

(廃棄の処理の方法)

第二十五条　文書管理者は、第二十二条の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイルを廃棄するときは、当該行政文書ファイルにまとめられた行政文書に記録されている不開示情報その他の情報の適切な取扱いが確保されるように処理しなければならない。

(管理状況の報告及び公表)

第二十六条　文書管理者は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、総括文書管理者に報告しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該報告を取りまとめ、知事に報告しなければならない。

(紛失等への対応)

第二十七条　文書管理者は、行政文書ファイルの紛失又は誤廃棄が明らかとなったときは、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。

(保存)

第二十八条　公文書センターの長(以下「公文書センター所長」という。)及び文書管理者は、特定歴史公文書について、第三十一条第一項の規定により廃棄されるに至るまでの間、保存しなければならない。

(目録)

第二十九条　公文書センター所長及び文書管理者は、特定歴史公文書の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するため、次に掲げる事項(不開示情報に該当するものを除く。)を記載した目録を作成しなければならない。

(利用)

第三十条　特定歴史公文書の利用については、情報公開条例並びに個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)及び青森県個人情報の保護に関する条例(令和五年三月青森県条例第三号)の定めるところによる。

(廃棄)

第三十一条　公文書センター所長及び文書管理者は、特定歴史公文書として保存されている文書について、劣化が著しく判読及び修復が困難なため利用できなくなり、又は歴史資料として重要でなくなったと認める場合は、当該文書を廃棄することができる。

(保存、利用等の状況の報告及び公表)

第三十二条　公文書センター所長及び文書管理者は、特定歴史公文書の保存、利用及び廃棄の状況について、毎年度、公文書センター所長にあっては知事に、文書管理者にあっては総括文書管理者に報告しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該報告を受けたときは、当該報告を取りまとめ、知事に報告しなければならない。

(研修)

第三十三条　総務文書課長は、職員に対し、行政文書の適正かつ効果的な管理及び歴史公文書の適切な保存のために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(施行事項)

第三十四条　この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。