○青森県公営企業行政文書等管理規程
令和八年四月二十日
青森県公営企業管理規程第三号
青森県公営企業行政文書等管理規程
青森県公営企業行政文書等管理規程を次のように定める。
目次
第一章 総則(第一条・第二条)
第二章 行政文書の管理等
第一節 管理体制等(第三条―第八条)
第二節 行政文書の管理
第一款 作成(第九条・第十条)
第二款 整理(第十一条・第十二条)
第三款 保存(第十三条―第十六条)
第四款 移管、廃棄等(第十七条―第二十条)
第五款 管理状況の報告等(第二十一条・第二十二条)
第三節 特定歴史公文書の保存、利用等(第二十三条―第二十七条)
第三章 雑則(第二十八条・第二十九条)
附則
第一章 総則
(趣旨)
第一条 この規程は、別に定めるもののほか、青森県情報公開条例(平成十一年十二月青森県条例第五十五号。以下「情報公開条例」という。)の適正かつ円滑な運用に資するとともに、行政が適正かつ効率的に運営されるようにするため、県の工業用水道事業に係る行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存、利用等に関し必要な事項を定めるものとする。
一 行政文書 情報公開条例第二条第二号に規定する行政文書(特定歴史公文書を除く。)をいう。
二 歴史公文書 歴史資料として重要な公文書その他の文書(図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。以下同じ。)をいう。
三 特定歴史公文書 歴史公文書のうち、第十七条の規定により特定して保存しているものをいう。
四 本庁 青森県公営企業の組織等に関する規程(昭和四十二年四月青森県公営企業管理規程第一号)第二条第二項に規定する本庁をいう。
五 事業所 青森県公営企業の組織等に関する規程第二条第三項の規定する事業所をいう。
第二章 行政文書の管理等
第一節 管理体制等
(管理体制)
第三条 行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存等を行うため、次に掲げる者を置く。
一 総括文書管理者
二 副総括文書管理者
三 文書管理者
四 副文書管理者
(総括文書管理者)
第四条 総括文書管理者は、県土整備部長をもって充てる。
2 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
一 行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿並びに特定歴史公文書の目録の調製に関すること。
二 行政文書の適正かつ効果的な管理及び歴史公文書の適切な保存に関する研修に関すること。
三 その他行政文書の管理及び歴史公文書の保存等に関する事務の総括に関すること。
(副総括文書管理者)
第五条 副総括文書管理者は、整備企画課長をもって充てる。
2 副総括文書管理者は、前条第二項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
(文書管理者)
第六条 文書管理者は、整備企画課長及び事業所の長をもって充てる。
2 文書管理者は、その所掌事務に関する行政文書及び歴史公文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
一 行政文書の保存に関すること。
二 保存期間が満了したときの措置の設定に関すること。
三 行政文書ファイル管理簿への記載に関すること。
四 行政文書ファイルの移管、特定保存又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等に関すること。
五 特定歴史公文書の保存に関すること。
六 特定歴史公文書の目録への記載に関すること。
七 特定歴史公文書の廃棄に関すること。
八 管理状況の報告等に関すること。
九 行政文書の作成、整理その他の管理及び歴史公文書の保存等に関する指導に関すること。
(副文書管理者)
第七条 副文書管理者は、本庁のグループマネージャー及び事業所の課長をもって充てる。
2 副文書管理者は、前条第二項各号に掲げる事務について文書管理者を補佐するものとする。
(職員の責務)
第八条 職員は、この規程並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な保存等を行わなければならない。
第二節 行政文書の管理
第一款 作成
(責務)
第九条 職員は、県として行われる経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
(様式等の反復利用)
第十条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し、職員の利用に供するものとする。
第二款 整理
(保存期間の設定等)
第十一条 職員が行政文書を作成し、又は取得したときは、当該行政文書について、その事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付するとともに、次に掲げるところにより、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
一 保存期間については、次によること。
イ 法令又は条例、規則等による保存期間の定めがある行政文書にあっては、当該保存期間とすること。
ロ イに規定する行政文書以外の行政文書にあっては、保存期間の基準を参酌し、総括文書管理者がその事務及び事業の性質、内容等に応じて定める保存期間とすること。この場合における参酌することとされる保存期間の基準は、青森県行政文書等管理規程(令和八年三月青森県訓令甲第九号)の例による。
二 保存期間の満了する日については、次によること。
イ 保存期間の起算日は、行政文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の四月一日(同日以外の日を保存期間の起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、文書作成取得日から一年以内の日で当該文書管理者が定める日)とすること。
ロ 文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする行政文書にあっては、保存期間の満了する日を設定することを要しないこと。
2 能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資するよう、適時に、相互に密接な関連を有する行政文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)は、一の集合物(以下「行政文書ファイル」という。)にまとめなければならない。
3 前項の場合において、行政文書ファイルについて、その事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付するとともに、次に掲げるところにより、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
一 保存期間については、行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間によること。
二 保存期間の満了する日については、次によること。
イ 保存期間の起算日は、行政文書を行政文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の四月一日(同日以外の日を保存期間の起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、ファイル作成日から一年以内の日で当該文書管理者が定める日)とすること。
ロ 文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする行政文書がまとめられた行政文書ファイルにあっては、保存期間の満了する日を設定することを要しないこと。
一 現に監査、検査等の対象になっている行政文書及び行政文書ファイルにあっては、当該監査、検査等が終了する日
二 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる行政文書及び行政文書ファイルにあっては、当該訴訟が終結する日
三 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされる行政文書及び行政文書ファイルにあっては、当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して一年を経過する日
四 情報公開条例第六条第一項に規定する開示請求があった行政文書及び行政文書ファイルにあっては、当該開示請求に係る情報公開条例第十一条第一項又は第二項に規定する決定の日の翌日から起算して一年を経過する日
五 職務の遂行のために必要とされる行政文書及び行政文書ファイルにあっては、その必要とされる期間が経過する日
5 前項の規定により行政文書及び行政文書ファイルの保存期間及び保存期間の満了する日を延長するときは、文書管理者は、あらかじめ次に掲げる事項を総括文書管理者に報告しなければならない。
一 延長後の保存期間及び保存期間の満了する日
二 延長の理由
6 文書管理者は、行政文書ファイルについて、総括文書管理者が定める保存期間満了時の措置の基準に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書に該当するものにあっては公文書センター(青森県行政組織規則(昭和三十六年二月青森県規則第十八号)第二十八条第四項第一号に規定する公文書センターをいう。以下同じ。)への移管の措置又は特定保存(整備企画課及び事業所において歴史公文書として特定して保存することをいう。以下同じ。)の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。この場合において、文書管理者は、行政文書ファイルの管理を適切に行うため必要があると認めるときは、当該措置を変更することができる。
2 行政文書及び行政文書ファイルを分類したときは、当該行政文書又は行政文書ファイルの行政文書分類基準表による分類記号、保存期間及び保存期間の満了する日をその行政文書又は行政文書ファイルの所定の欄又は余白に表示しなければならない。ただし、行政文書及び行政文書ファイルが電磁的記録である場合における表示の方法については、別に定める。
第三款 保存
(保存の方法)
第十三条 行政文書ファイルは、当該行政文書ファイルの保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。
(庁外持ち出しの制限)
第十四条 行政文書ファイルは、次条に規定する場合又は文書管理者の承認を得た場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。
(官公署等への提出のための持ち出し)
第十五条 文書管理者は、法令の規定に基づき他の官公署に対して行政文書ファイルにまとめられた行政文書を提出しなければならない場合若しくはこれに準ずる場合又は県を当事者とする訴訟の遂行上行政文書ファイルにまとめられた行政文書を証拠物として提出する必要がある場合は、庁外に持ち出すことができる。
(行政文書ファイル管理簿)
第十六条 文書管理者は、行政文書ファイルの管理を適切に行うため、少なくとも毎年度一回、次に掲げる事項(不開示情報(情報公開条例第七条第一項に規定する不開示情報をいう。以下同じ。)に該当するものを除く。)を帳簿(以下「行政文書ファイル管理簿」という。)に記載しなければならない。ただし、一年未満の保存期間が設定された行政文書ファイルについては、この限りでない。
一 行政文書ファイルの分類、名称及びファイル作成日の属する年度
二 行政文書ファイルの保存期間及び保存期間の満了する日
三 行政文書ファイルの保存期間が満了したときの措置
四 行政文書ファイルの保存場所及び管理者
五 行政文書ファイルの記録媒体
2 総括文書管理者は、行政文書ファイル管理簿について、総括文書管理者が定めるところにより、一般の閲覧に供するとともに、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。
3 文書管理者は、保存期間が満了した行政文書ファイルについて、公文書センターに移管し、特定保存をし、又は廃棄したときは、行政文書ファイル管理簿の当該行政文書ファイルに関する記載を削除するとともに、その名称、移管し、特定保存をし、又は廃棄した日等について、移管・廃棄簿に記載しなければならない。
第四款 移管、廃棄等
(保存期間が満了したときの措置)
第十七条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した行政文書ファイルについて、第十一条第六項の規定による定めに基づき、公文書センターに移管し、特定保存をし、又は廃棄しなければならない。
(移管等に当たっての意見)
第十八条 文書管理者は、前条の規定により、公文書センターに移管し、又は特定保存をする行政文書ファイルについて、不開示情報が記録されている行政文書が含まれ、これを開示しないことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。
(廃棄の通知等)
第十九条 文書管理者は、第十七条の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイルを廃棄しようとするときは、その日の六十日前までに、その旨を総括文書管理者に通知しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該通知に係る行政文書ファイルの廃棄に係る日の五十日前までに、その旨を知事に通知しなければならない。
(廃棄の処理の方法)
第二十条 文書管理者は、第十七条の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイルを廃棄するときは、当該行政文書ファイルにまとめられた行政文書に記録されている不開示情報その他の情報の適切な取扱いが確保されるように処理しなければならない。
第五款 管理状況の報告等
(管理状況の報告)
第二十一条 文書管理者は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、総括文書管理者に報告しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該報告を取りまとめ、知事に報告しなければならない。
(紛失等への対応)
第二十二条 文書管理者は、行政文書ファイルの紛失又は誤廃棄が明らかとなったときは、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じなければならない。
第三節 特定歴史公文書の保存、利用等
(保存)
第二十三条 文書管理者は、特定歴史公文書について、第二十六条第一項の規定により廃棄されるに至るまでの間、保存しなければならない。
2 文書管理者は、特定歴史公文書について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。この場合において、文書管理者は、特定歴史公文書の保存状態等を勘案し適切な保存を確保するため必要と認めるときは、当該特定歴史公文書の保存を公文書センターに委託することができる。
(目録)
第二十四条 文書管理者は、特定歴史公文書の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するため、次に掲げる事項(不開示情報に該当するものを除く。)を記載した目録を作成しなければならない。
一 特定歴史公文書の分類及び名称
二 特定歴史公文書の特定保存を開始した時期
三 特定歴史公文書の保存場所及び管理者
四 特定歴史公文書の記録媒体
2 総括文書管理者は、前項の目録について、総括文書管理者が定めるところにより、公文書センターに備えて一般の閲覧に供するとともに、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。
(利用)
第二十五条 特定歴史公文書の利用については、情報公開条例並びに個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)及び青森県個人情報の保護に関する条例(令和五年三月青森県条例第三号)の定めるところによる。
(廃棄)
第二十六条 文書管理者は、特定歴史公文書として保存されている文書について、劣化が著しく判読及び修復が困難なため利用できなくなり、又は歴史資料として重要でなくなったと認める場合は、当該文書を廃棄することができる。
2 文書管理者は、前項の規定により、特定歴史公文書として保存されている文書を廃棄しようとするときは、その日の六十日前までに、その旨を総括文書管理者に通知しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該通知を受けたときは、当該通知に係る文書の廃棄に係る日の五十日前までに、その旨を知事に通知しなければならない。
3 前項前段に規定する場合において、文書管理者は、当該文書を廃棄しようとする日の五十日前までに、その旨及び第二十四条第一項各号に掲げる事項(不開示情報に該当するものを除く。)を公表しなければならない。
(保存、利用等の状況の報告及び公表)
第二十七条 文書管理者は、特定歴史公文書の保存、利用及び廃棄の状況について、毎年度、総括文書管理者に報告しなければならない。この場合において、総括文書管理者は、当該報告を受けたときは、当該報告を取りまとめ、知事に報告しなければならない。
第三章 雑則
(研修)
第二十八条 整備企画課長は、職員に対し、行政文書の適正かつ効果的な管理及び歴史公文書の適切な保存のために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。
(施行事項)
第二十九条 この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、公布の日から施行する。